Comment envoyer des e-mails à de grands groupes de destinataires ? Avec votre système de messagerie standard, vous vous heurtez rapidement à des limites techniques, au plus tard lorsque vous devez envoyer des pièces jointes. La manipulation n'est pas optimale, le contrôle est difficile et c'est un défi de tenir constamment à jour la liste des destinataires. Les systèmes spéciaux de newsletter sont souvent trop compliqués pour de nombreux utilisateurs.
Grâce à nos nombreux dialogues et projets avec les universités, nous sommes conscients des multiples défis : manque de personnel, gestion de sources de données très diverses, jonglage avec des listes Excel, manipulation de fichiers joints volumineux et utilisation complexe de logiciels, pour n'en citer que quelques-uns.
Afin de simplifier considérablement ce processus pour toutes les personnes concernées, de le rendre plus clair, plus sûr et conforme à la fois au RGPD et à l'identité visuelle, nous avons développé Campus Mails.
Aperçu
E-mails de masse sans Outlook et sans Excel
Vraiment très simple :
1. sélectionnez votre liste de destinataires
2. Choisissez un modèle d'e-mail
3. Rédigez et envoyez un e-mail test
4. Lancez l'envoi en masse
Pièces jointes volumineuses - pas de problème : les pièces jointes deviennent des liens de téléchargement. Cela soulage vos serveurs de messagerie, votre infrastructure et le destinataire.
Vous déterminez qui dispose de quelles autorisations pour les listes de distribution, les modèles et les signatures d'e-mails et qui participe à certaines équipes. Grâce au système de rôles et de droits, les listes de distribution peuvent être mises à disposition de manière efficace pour le comité des étudiants (STUV) et d'autres départements.
Distribution automatisée d'e-mails grâce à la connexion à votre LDAP, Active Directory ou systèmes CRM. En outre, possibilité d'extension par téléchargement CSV ou ou simple copier/coller&.
Envoyez des e-mails en masse et des newsletters via votre propre infrastructure pour un meilleur contrôle et une meilleure réputation de l'expéditeur. Campus Mails est d'ailleurs également proposé en On Premise Hosting.
Jennifer Blum
Personne de contact pour les Campus Mails
FAQ
Réponses aux questions les plus fréquentes
L'utilisation du système est également conçue de manière très intuitive et conviviale pour les utilisateurs occasionnels du système, de sorte que même les collaborateurs qui ne l'utilisent pas régulièrement peuvent s'y retrouver rapidement.
Oui, une mise en page personnalisée des e-mails est possible avec Campus Mails. Le système permet de créer des templates sur mesure qui correspondent à votre Corporate Design et qui peuvent être adaptés à différentes occasions ou projets. Ces templates sont non seulement conformes au CD, mais aussi minimalistes et faciles à utiliser, afin de minimiser le temps que les rédacteurs consacrent à la création de newsletters. Vous pouvez ainsi vous assurer que chaque e-mail envoyé correspond exactement à vos directives de présentation.
Oui, Campus Mails permet également d'envoyer des pièces jointes de grande taille. Le système permet de distribuer des pièces jointes de 100MB ou plus sans charger sa propre infrastructure. Au lieu d'envoyer les fichiers directement, ils sont chargés sur le serveur Campus Mails et les destinataires reçoivent automatiquement un lien pour télécharger les pièces jointes. Cela réduit considérablement la charge sur votre serveur de messagerie et facilite l'envoi de fichiers volumineux à des milliers de destinataires.
Les e-mails sont envoyés via vos propres serveurs de messagerie si vous utilisez Campus Mails. Cette procédure améliore la réputation de l'expéditeur et minimise le risque que les e-mails soient marqués comme spam. De plus, elle vous permet de contrôler la charge de votre infrastructure de messagerie en adaptant le nombre d'e-mails par intervalle de temps. Campus Mails s'intègre donc parfaitement dans votre infrastructure informatique existante et utilise efficacement les ressources disponibles.
Il existe 4 façons d'enregistrer les destinataires dans Campus Mails afin de pouvoir leur envoyer des e-mails en masse.
- Connexion de sources de données
- Groupe de distribution "Newsletter".
- Téléchargement d'un fichier CSV
- Copy & Paste
Grâce à la connexion de sources de données à Campus Mails, vos destinataires sont régulièrement mis à jour et proposés à la sélection. La plupart du temps, LDAP, Active Directory ou des systèmes CRM sont connectés ici et des groupes de distribution sont créés dans Campus Mails selon des critères définis.
Pour l'envoi d'une newsletter , Campus Mails met à disposition des groupes de distribution. Ceux-ci peuvent également être sélectionnés comme destinataires.
De plus, il est possible de télécharger un fichier CSV avec les noms et les adresses e-mail.
Par copier-coller ( & Paste ), il est possible d'insérer très facilement des adresses e-mail individuelles ou plusieurs adresses à la fois dans Campus Mails. Les adresses e-mail sont alors directement vérifiées.
Caractéristiques du produit
Une communication par e-mail simple et sans problème
Listes de distribution pour une communication efficace
Dans les campus mails, les destinataires sont contactés via des listes de distribution. Exemples de listes de distribution :
- Tous les étudiants
- Uniquement les étudiants de première année
- Faculté d'ingénierie
- Faculté d'économie
- Filière "Intelligence artificielle
- Professeurs
- Enseignants-chercheurs
- Collaborateurs
- Liste de diffusion presse
- Destinataires de la newsletter
- Destinataires de la newsletter Domaine 1
- Directeurs des entreprises partenaires (alternance)
- Responsables de formation des entreprises partenaires (études en alternance)
- etc.
Pour chaque e-mail, vous pouvez choisir d'écrire à une ou plusieurs listes de distribution. Pour cela, il vous suffit de sélectionner la ou les listes de distribution concernées.
Distributeurs d'autres systèmes
Les listes de distribution peuvent être importées automatiquement à partir d'autres systèmes, sur la base de critères définissables. Ainsi, il est possible de créer des listes de distribution telles que "tous les étudiants de première année" ou "tous les étudiants de la faculté d'économie". En outre, il existe des listes de distribution auxquelles les destinataires peuvent s'inscrire et se désinscrire eux-mêmes, comme pour une newsletter classique.
De plus, d'autres destinataires peuvent être ajoutés manuellement par téléchargement d'un fichier CSV ou par copier-coller&. Une connexion directe à des sources de données telles que LDAP, Active Directory ou des systèmes CRM permet une synchronisation, de sorte que vos listes de distribution restent à jour dans Campus Mails.
Pas de doublons - chacun ne reçoit qu'un seul e-mail
Si un destinataire figure sur plusieurs listes de distribution sélectionnées pour un mailing, il ne recevra qu'un seul e-mail. & Même si des destinataires sont ajoutés manuellement par CSV ou par copier/coller et qu'il en résulte des doublons, un seul e-mail est envoyé à chaque destinataire.
Opt-out ou abonnement obligatoire
Lors de la gestion de listes de distribution avec Campus Mails, il est possible de définir individuellement si les destinataires ont la possibilité de se désinscrire de la liste ou non. Pour les communications officielles, par exemple aux étudiants, où la transmission d'informations essentielles est au premier plan, l'opt-out peut être exclu. Inversement, pour les listes de distribution créées par exemple par des inscriptions à des newsletters ou pour des communiqués de presse, l'opt-out est non seulement possible, mais aussi nécessaire. Cela garantit que les destinataires gardent le contrôle et peuvent, si nécessaire, se désinscrire des flux de communication non obligatoires.
Envoi de pièces jointes volumineuses sans surcharger le serveur
L'envoi d'e-mails avec des fichiers joints volumineux représente régulièrement un défi pour votre infrastructure, en particulier lorsqu'il s'agit de les envoyer à un grand nombre de destinataires.
Avec Campus Mails, les pièces jointes des e-mails de masse sont simplement chargées sur le serveur Campus Mails. L'e-mail envoyé aux destinataires contient alors un lien généré automatiquement pour le téléchargement des fichiers. Ainsi, même de grandes pièces jointes de 5MB, 10MB ou même 100MB peuvent être distribuées sans problème à 10.000 destinataires. La charge de vos serveurs est ainsi réduite à une partie de livre.
Pour chaque publipostage, vous pouvez définir la durée pendant laquelle les pièces jointes doivent être disponibles. Après l'intervalle de temps défini, Campus Mails supprime de lui-même les fichiers et libère de l'espace de stockage.
Pièces jointes selon vos règles
Pas de règle sans exception ! Si vous avez besoin d'envoyer des fichiers en tant que pièces jointes réelles, c'est également possible ! Vous décidez pour chaque boîte aux lettres si les utilisateurs peuvent envoyer des fichiers en tant que pièces jointes réelles ou en tant que lien fourni automatiquement.
Modèles personnalisés pour des e-mails professionnels
Campus Mails veille à ce que la création d'e-mails en masse ne soit pas un défi pour les rédacteurs. Nous proposons donc des modèles de newsletter sur mesure, conformes à l'identité visuelle de l'entreprise et clairs, qui sont non seulement extrêmement conviviaux, mais qui limitent aussi délibérément la marge de manœuvre en matière de création. Cette approche minimaliste évite aux rédacteurs de devoir consacrer inutilement du temps à l'apprentissage et à l'application des modèles. Cela permet de garantir que chaque e-mail est envoyé exactement selon les spécifications de votre établissement, sans aucune variation.
Au sein de Campus Mails, divers modèles peuvent être configurés pour différentes occasions et objectifs - par exemple :
- modèle standard pour la communication générale de l'université
- modèle spécial pour Noël
- modèles avec logos pour les projets de recherche
- modèles spécifiques pour la représentation des étudiants (STUV).
Pour chaque modèle, on détermine précisément quel mandant a le droit de l'utiliser, afin de garantir la cohérence et la pertinence de la communication.
Couleurs et images personnalisées
Couleurs de mise en page du modèle
Vos couleurs maison du CI / CD sont centralisées dans Campus Mails. Chaque modèle a une mise en page prédéfinie et des éléments définis dont la couleur peut être adaptée par le rédacteur. Les degrés de liberté de l'adaptation des couleurs sont :
- Les couleurs définies sont obligatoires pour tous les utilisateurs du template.
- Une équipe / un groupe d'utilisateurs peut utiliser d'autres couleurs (définies au préalable) dans ce template pour (des éléments définis).
Images dans l'en-tête du modèle
Afin d'augmenter encore la personnalisation des e-mails, Campus Mails permet d'échanger les images d'en-tête (Header Images) définies dans chaque modèle de newsletter avec des images individuelles pour chaque mailing.
Des images pour égayer le texte
Dans les modèles d'e-mail de Campus Mails, qui prévoient également des espaces réservés aux images pour la zone de texte, ces espaces réservés peuvent être remplacés par des images individuelles pour chaque mailing. L'utilisation est volontairement réduite à l'essentiel afin de permettre l'envoi simple d'e-mails en masse.
Campus Mails permet le travail en équipe
Campus Mails prend en charge la colocation, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, d'accéder à des listes de distribution, des modèles et des signatures d'e-mails communs, tandis que les autres équipes gèrent leurs propres ressources. De plus, tous les membres de l'équipe peuvent voir les e-mails envoyés, ce qui assure la transparence et la traçabilité au sein de l'équipe.
Le système intégré de rôles et de droits permet à des groupes d'utilisateurs spécifiques, comme par exemple le conseil des étudiants (StuV), d'envoyer des e-mails ciblés à des groupes d'étudiants définis.
Vos règles
Vous définissez les règles pour les campus mails. Chaque mandant peut
- une boîte aux lettres d'expéditeur SMTP définie,
- avec adresse e-mail d'expéditeur et ReplyTo,
- avec l'autorisation d'envoyer des fichiers en tant que pièce jointe à un e-mail et
- avec le paramètre de performance (nombre d'e-mails par intervalle de temps).
peuvent être configurés. Tout est très flexible et personnalisable.
Campus Mails envoyés via vos serveurs e-mail
Campus Mails utilise vos serveurs de messagerie pour l'envoi d'e-mails (par SMTP), ce qui permet d'améliorer la réputation de l'expéditeur et de réduire la probabilité que les messages soient marqués comme SPAM. Les e-mails envoyés depuis votre établissement sont généralement sécurisés par les procédures de sécurité SPF, DKIM et DMARC et garantissent la confiance du serveur destinataire.
Soulager votre infrastructure
Vous avez un contrôle total sur la charge de votre serveur de messagerie en définissant le nombre d'e-mails par intervalle de temps , par exemple 300 e-mails par minute. De cette manière, la charge du système peut être réglée exactement selon vos besoins.
Envoi de pièces jointes volumineuses sans surcharger le serveur
L'envoi d'e-mails avec des fichiers joints volumineux représente régulièrement un défi pour votre infrastructure, en particulier lorsqu'il s'agit de les envoyer à un grand nombre de destinataires.
Avec Campus Mails, les pièces jointes des e-mails de masse sont simplement chargées sur le serveur Campus Mails. L'e-mail envoyé aux destinataires contient alors un lien généré automatiquement pour le téléchargement des fichiers. Ainsi, même de grandes pièces jointes de 5MB, 10MB ou même 100MB peuvent être distribuées sans problème à 10.000 destinataires. La charge de vos serveurs est ainsi réduite à une partie de livre.
Pour chaque publipostage, vous pouvez définir la durée pendant laquelle les pièces jointes doivent être disponibles. Après l'intervalle de temps défini, Campus Mails supprime de lui-même les fichiers et libère de l'espace de stockage.
Combien de serveurs SMTP utilisez-vous pour l'envoi ?
Dans Campus Mails, vous pouvez envoyer tous les e-mails sortants via une seule boîte aux lettres SMTP. Mais il est également possible de configurer plusieurs boîtes aux lettres.
Quelle est la valeur ajoutée de configurer plusieurs serveurs SMTP ?
- Différencier le trafic de messagerie interne et externe.
- Capacités différentes
- Adresses e-mail d'expéditeur ou adresses ReplyTo différentes.
"Capacités différentes" signifie que vous pouvez définir, pour chaque boîte aux lettres, le nombre d'e-mails par intervalle de temps.
Chaque boîte aux lettres SMTP sortante peut être attribuée à un ou plusieurs mandants. Vous pouvez ainsi tout contrôler de manière très précise.
Hébergement du courrier du campus
Campus Mails est disponible de manière flexible, aussi bien en tant que solution Software-as-a-Service (SaaS), que nous hébergeons et dont nous nous occupons, qu'en version on-premise, que vous pouvez exploiter directement sur vos propres serveurs.
Protection des données
Chez Campus Mails, la protection des données est une priorité. Peu après l'envoi, toutes les données des destinataires sont irrémédiablement supprimées conformément au RGPD. Néanmoins, le procédé de hachage vous permet, si nécessaire, de vérifier si une adresse e-mail donnée figurait dans la liste des destinataires afin de documenter l'envoi. Il vous suffit de saisir l'adresse en question et Campus Mails vous indique si et quand un e-mail a été envoyé à cette adresse. Cette information vous aide à analyser les erreurs dans les protocoles de votre serveur de messagerie.
Les adresses e-mail figurant sur les listes de distribution restent un secret pour l'expéditeur et ne sont pas affichées pour des raisons de protection des données.
D'une manière ou d'une autre : conforme au RGPD
Dans sa version Software-as-a-Service (SaaS), Campus Mails mise délibérément sur des sites de serveurs situés en Allemagne et renonce aux services Cloud dont les lieux de stockage ne sont pas clairs. Cela garantit qu'aucun accès par des mères de groupe étrangères n'est possible.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également exploiter Campus Mail dans votre centre de calcul, c'est-à-dire On Premise, sur vos serveurs.
Contrat de traitement des commandes (CAT)
Afin de répondre aux exigences élevées en matière de protection des données, notamment dans le cadre de la collaboration avec les universités, nous mettons à disposition un contrat de traitement des commandes (CTA). Cette démarche souligne notre engagement en faveur de la sécurité et de la conformité des données et facilite le respect des dispositions du RGPD par nos partenaires universitaires. Le CUV constitue ainsi une base de confiance pour le traitement sûr et conforme à la loi des données sensibles.
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