Wie versenden Sie E-Mails an große Empfängergruppen? Mit Ihrem Standard-Mailsystem stoßen Sie schnell an technische Grenzen, spätestens dann, wenn Sie Anhänge versenden müssen. Die Handhabung ist suboptimal, die Kontrolle schwierig und es ist eine Herausforderung, die Liste der Empfänger ständig aktuell zu halten. Spezielle Newsletter-Systeme sind für viele Anwender oft zu kompliziert.
Durch unsere zahlreichen Dialoge und Projekte mit Universitäten sind uns die vielfältigen Herausforderungen bewusst: Mangel an Personal, die Verwaltung unterschiedlichster Datenquellen, das Jonglieren mit Excel-Listen, das Hantieren mit großen Dateianhängen und die komplexe Bedienung von Software, um nur einige zu nennen.
Um diesen Prozess für alle Beteiligten deutlich zu vereinfachen, übersichtlicher, sicherer und sowohl DSGVO- als auch CI-konform zu machen, haben wir Campus Mails entwickelt.
Überblick
Massenmails ganz ohne Outlook und ohne Excel
Wirklich ganz einfach:
1. Wählen Sie Ihre Empfängerliste
2. Wählen Sie eine E-Mail Vorlage
3. Schreiben und versenden Sie eine Testmail
4. Starten Sie den Massenversand
Große Anhänge - kein Problem: Dateianlagen werden zu Downloadlinks. Das entlastet Ihre Mail-Server, Ihre Infrastruktur und den Empfänger.
Sie bestimmen, wer welche Berechtigungen für Verteilerlisten, Templates und E-Mail-Signaturen hat und wer in bestimmten Teams mitarbeitet. Durch das Rollen- und Rechtesystem können Verteilerlisten effizient für die Studentenvertretung (STUV) und andere Abteilungen bereitgestellt werden.
Automatisierte E-Mail-Verteiler durch Anbindung an Ihr LDAP, Active Directory oder CRM-Systeme. Zusätzlich erweiterbar durch CSV Upload oder oder einfaches Copy&Paste.
Versenden Sie Massenmails und Newsletter über Ihre eigene Infrastruktur für mehr Kontrolle und eine bessere Absender-Reputation. Campus Mails wird übrigens auch als On Premise Hosting angeboten.
FAQ
Antworten auf die häufigsten Fragen
Die Bedienung ist auch für gelegentliche Nutzer des Systems sehr intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet, sodass auch Mitarbeiter, die das System nicht regelmäßig verwenden, sich schnell zurechtfinden können.
Ja, ein individuelles E-Mail-Layout ist mit Campus Mails möglich. Das System erlaubt die Erstellung von maßgeschneiderten Templates, die Ihrem Corporate Design entsprechen und für verschiedene Anlässe oder Projekte angepasst werden können. Diese Templates sind nicht nur CD-konform, sondern auch minimalistisch und einfach zu bedienen, um den Zeitaufwand für Redakteure bei der Erstellung von Newslettern zu minimieren. So können Sie sicherstellen, dass jede versendete E-Mail exakt Ihren Gestaltungsvorgaben entspricht.
Ja, mit Campus Mails können auch große Dateianhänge versendet werden. Das System ermöglicht es, Anhänge von 100MB oder mehr ohne Belastung der eigenen Infrastruktur zu verteilen. Anstatt die Dateien direkt zu versenden, werden sie auf den Campus Mails Server geladen, und die Empfänger erhalten automatisch einen Link zum Download der Anhänge. Dies reduziert die Belastung auf Ihren E-Mail-Server erheblich und erleichtert den Versand großer Dateien an Tausende von Empfängern.
Die E-Mails werden über Ihre eigenen Mailserver versendet, wenn Sie Campus Mails nutzen. Dieses Vorgehen verbessert die Absender-Reputation und minimiert das Risiko, dass die E-Mails als Spam markiert werden. Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, die Belastung Ihrer E-Mail-Infrastruktur zu steuern, indem Sie die Anzahl der E-Mails pro Zeitintervall anpassen können. Campus Mails integriert sich somit nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und nutzt die vorhandenen Ressourcen effizient.
Es gibt 4 Wege, Empfänger in Campus Mails zu hinterlegen, damit Sie per Massen-E-Mail angeschrieben werden können.
- Anbindung von Datenquellen
- Verteilergruppe “Newsletter”
- Upload einer CSV Datei
- Copy & Paste
Durch die Anbindung von Datenquellen an Campus Mails werden Ihre Empfänger regelmäßig aktualisiert und zur Auswahl angeboten. Meist werden hier LDAP, Active Directory oder CRM-Systeme angebunden und nach definierten Kriterien Verteilergruppen in Campus Mails erstellt.
Für das versenden eines Newsletters stellt Campus Mails Verteilergruppen zur Verfügung. Diese können ebenfalls als Empfänger ausgewählt werden.
Zudem kann eine CSV Datei mit Namen und E-Mail Adressen hochgeladen werden.
Per Copy & Paste können einzelne E-Mail Adressen oder mehrere auf Einmal ganz einfach in Campus Mails eingefügt werden. Dabei werden die E-Mail Adressen direkt geprüft.
Produkt-Features
Einfache E-Mail-Kommunikation ohne Probleme
Verteilerlisten für effiziente Kommunikation
In Campus Mails werden Empfänger über Verteilerlisten angeschrieben. Beispiele für Verteilerlisten:
- Alle Studierende
- Nur Erstsemester
- Fakultät Technik
- Fakultät Wirtschaft
- Studiengang "Künstliche Intelligenz"
- Professoren und Professorinnen
- Dozierende
- Mitarbeitende
- Presseverteiler
- Newsletter Empfänger
- Newsletter Empfänger Fachbereich 1
- Geschäftsführer der Partnerunternehmen (Duales Studium)
- Ausbildungsleiter der Partnerunternehmen (Duales Studium)
- etc.
Sie können bei jeder E-Mail wählen, ob Sie an eine oder mehrere Verteilerlisten schreiben wollen. Dazu wählen Sie einfach die entsprechende(n) Verteilerliste(n) aus.
Verteiler aus anderen Systemen
Verteilerlisten können automatisch aus anderen Systemen importiert werden, basierend auf definierbaren Kriterien. So können beispielsweise Verteilerlisten wie "alle Erstsemester" oder "alle Studierende der Fakultät Wirtschaft" erstellt werden. Darüber hinaus gibt es Verteilerlisten, zu denen sich Empfänger selbst an- und abmelden können, ähnlich wie bei einem klassischen Newsletter.
Zusätzlich können weitere Empfänger manuell per Upload einer CSV-Datei oder durch Copy&Paste ergänzt werden. Eine direkte Anbindung an Datenquellen wie LDAP, Active Directory oder CRM-Systeme ermöglicht eine Synchronisation, sodaß Ihre Verteilerlisten in Campus Mails aktuell bleiben.
Keine Dubletten - jeder erhält nur eine einzige E-Mail
Sollte ein Empfänger auf mehreren Verteilerlisten stehen, die für ein Mailing ausgewählt wurden, so erhält er dennoch nur eine einzige E-Mail. Selbst wenn manuell Empfänger per CSV oder Copy & Paste ergänzt werden und sich hierdurch Doppellungen ergeben, trotzdem wird nur eine E-Mail an jeden E-Mail Empfänger versendet.
Opt-Out oder Zwangsabonnement
Bei der Verwaltung von Verteilerlisten mit Campus Mails lässt sich individuell festlegen, ob Empfängern die Möglichkeit geboten wird, sich aus der Liste auszutragen oder nicht. Für offizielle Kommunikation, etwa an Studierende, bei der die Übermittlung essenzieller Informationen im Vordergrund steht, kann ein Opt-Out ausgeschlossen werden. Umgekehrt ist bei Verteilerlisten, die beispielsweise durch Newsletter-Anmeldungen oder für Pressemitteilungen erstellt wurden, ein Opt-Out nicht nur möglich, sondern erforderlich. Dies gewährleistet, dass Empfänger die Kontrolle behalten und sich bei Bedarf von nicht verpflichtenden Kommunikationsströmen abmelden können.
Versand großer Dateianhänge ohne Serverbelastung
Das Versenden von E-Mails mit großen Dateianhängen stellt regelmäßig eine Herausforderung für Ihre Infrastruktur dar, insbesondere wenn es darum geht, diese an eine große Anzahl von Empfängern zu senden.
Bei Campus Mails werden Dateianlagen von Massenmails einfach auf den Campus Mails Server geladen. Die E-Mail an die Empfänger enthält dann einen automatisch generierten Link zum Download der Dateien. So können auch große Anlagen von 5MB, 10MB oder sogar 100MB ohne Probleme an 10.000 Empfänger verteilt werden. Die Belastung Ihrer Server wird somit auf einen Buchteil minimiert.
Sie können bei jedem Mailing einstellen, wie lange die Anlagen abrufbar sein sollen. Nach dem eingestellten Zeitintervall löscht Campus Mails die Dateien von selbst und gibt Speicherplatz frei.
Dateianlagen nach Ihren Regeln
Keine Regel ohne Ausnahme! Sollten Sie den Bedarf haben, Dateien als tatsächliche E-Mail Anlage mitzuschicken, dann ist das auch möglich! Sie entscheiden je Postfach, ob die Benutzer Dateien als echte E-Mail Anlagen oder als automatisch bereitgestellter Link versenden dürfen.
Individuelle Templates für professionelle E-Mails
Campus Mails stellt sicher, dass die Erstellung von Massenmails für Redakteure nicht zur Herausforderung wird. Wir bieten daher maßgeschneiderte, Corporate Design konforme und übersichtliche Newsletter-Templates an, die nicht nur äußerst benutzerfreundlich sind, sondern auch den Gestaltungsspielraum bewusst begrenzen. Dieser minimalistische Ansatz verhindert, dass Redakteure unnötig viel Zeit für das Erlernen und Anwenden der Vorlagen aufwenden müssen. So wird gewährleistet, dass jede E-Mail genau nach den Vorgaben Ihres Hauses versendet wird, ohne Abweichungen.
Innerhalb von Campus Mails können diverse Templates für verschiedene Anlässe und Zwecke eingerichtet werden – beispielsweise:
- Standardtemplate für die allgemeine Hochschulkommunikation
- spezielles Weihnachtstemplate
- Templates mit Logos für Forschungsprojekte
- spezifische Vorlagen für die Studierendenvertretung (STUV).
Für jedes Template wird genau festgelegt, welcher Mandant die Berechtigung zur Nutzung hat, um die Konsistenz und Relevanz der Kommunikation sicherzustellen.
Individuelle Farben und Bilder
Template Layout-Farben
Ihre Hausfarben des CI / CD werden in Campus Mails zentral hinterlegt. Jedes Template hat ein vorab definiertes Layout und definierte Elemente, die durch den Redakteur farblich angepasst werden dürfen. Die Freiheitsgrade der Farbanpassung sind:
- Definierte Farben für alle Nutzer des Templates verpflichtend.
- Ein Team / Nutzergruppe darf andere (zuvor definierte) Farben in diesem Template für (definierte Elemente) nutzen.
Bilder im Kopfbereich des Templates
Um die Personalisierung von E-Mails weiter zu erhöhen, erlaubt Campus Mails den Austausch von Bildern im Kopfbereich (Header Images), die in jedem Newsletter-Template festgelegt sind, mit individuellen Bildern für jedes einzelne Mailing.
Bilder um den Text aufzulockern
In den E-Mail-Templates von Campus Mails, die für den Textbereich auch Bildplatzhalter vorsehen, lassen sich diese Platzhalter für jedes Mailing durch individuelle Bilder austauschen. Dabei ist die Bedienung bewusst auf das Wesentliche reduziert, um den einfachen Versand von Massenmails E-Mails zu ermöglichen.
Campus Mails ermöglicht Teamwork
Campus Mails unterstützt Mandantenfähigkeit, wodurch Sie und Ihr Team auf gemeinsame Verteilerlisten, Templates und E-Mail-Signaturen zugreifen können, während andere Teams ihre eigenen Ressourcen verwalten. Zusätzlich können alle Teammitglieder die versendeten E-Mails einsehen, was für Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb des Teams sorgt.
Das integrierte Rollen- und Rechtesystem ermöglicht es spezifischen Nutzergruppen, wie zum Beispiel der Studierendenvertretung (StuV), gezielt E-Mails an definierte Studierendengruppen zu versenden.
Ihre Regeln
Sie definieren die Regeln für Campus Mails. Je Mandant kann
- ein definiertes SMTP Absenderpostfach,
- mit Absender und ReplyTo E-Mail Adresse,
- mit Erlaubnis Dateien als E-Mail Anlage zu versenden und
- mit der Performance Einstellung (Anzahl Mails pro Zeitintervall)
konfiguriert werden. Alles ist sehr flexibel und individuell einstellbar.
Campus Mails versendet über Ihre E-Mail Server
Campus Mails verwendet Ihre Mailserver für den E-Mail-Versand (per SMTP), was zu einer verbesserten Absender-Reputation führt und die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Nachrichten als SPAM markiert werden. Aus Ihrem Haus versendete E-Mails sind in der Regel mit den Sicherheitsverfahren SPF, DKIM und DMARC abgesichert und sorgen für Vertrauen beim empfangenden Server.
Entlastung für Ihre Infrastruktur
Sie haben die volle Kontrolle über die Belastung Ihres E-Mail-Servers, indem Sie die Anzahl der E-Mails pro Zeitintervall festlegen, beispielsweise 300 E-Mails pro Minute. Auf diese Weise lässt sich die Systembelastung genau nach Ihren Bedürfnissen einstellen.
Versand großer Dateianhänge ohne Serverbelastung
Das Versenden von E-Mails mit großen Dateianhängen stellt regelmäßig eine Herausforderung für Ihre Infrastruktur dar, insbesondere wenn es darum geht, diese an eine große Anzahl von Empfängern zu senden.
Bei Campus Mails werden Dateianlagen von Massenmails einfach auf den Campus Mails Server geladen. Die E-Mail an die Empfänger enthält dann einen automatisch generierten Link zum Download der Dateien. So können auch große Anlagen von 5MB, 10MB oder sogar 100MB ohne Probleme an 10.000 Empfänger verteilt werden. Die Belastung Ihrer Server wird somit auf einen Buchteil minimiert.
Sie können bei jedem Mailing einstellen, wir lange die Anlagen abrufbar sein sollen. Nach dem eingestellten Zeitintervall löscht Campus Mails die Dateien von selbst und gibt Speicherplatz frei.
Wie viele SMTP Server nutzen Sie zum Versenden?
In Campus Mails können Sie alle ausgehenden E-Mails über ein einzelnes SMTP Postfach versenden. Es ist aber auch möglich, mehrere Postfächer zu einzurichten.
Was ist der Mehrwert, mehrere SMTP Server einzurichten?
- Unterscheiden zwischen internem und externem Mailverkehr
- Abweichende Kapazitäten
- Unterschiedliche Absender-E-Mail oder ReplyTo Adressen
“Abweichende Kapazitäten” bedeutet, dass Sie pro Postfach die Anzahl der E-Mails pro Zeitintervall einstellen können.
Jedes SMTP Ausgangspostfach kann einem oder mehreren Mandanten zugewiesen werden. So können Sie alles ganz exakt steuern.
Campus Mail Hosting
Campus Mails ist flexibel verfügbar, sowohl als Software-as-a-Service (SaaS) Lösung, die wir hosten und uns um alles Kümmern, als auch in einer On-Premise Version, die Sie direkt auf Ihren eigenen Servern betreiben können.
Datenschutz
Bei Campus Mails steht Datenschutz an erster Stelle. Kurz nach dem Versand werden alle Empfängerdaten gemäß DSGVO unwiederbringlich gelöscht. Trotzdem ermöglicht Ihnen das Hash-Verfahren, bei Bedarf zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Adresse in der Empfängerliste enthalten war, um den Versand zu dokumentieren. Geben Sie einfach die betreffende Adresse ein, und Campus Mails teilt Ihnen mit, ob und wann an diese Adresse eine E-Mail gesendet wurde. Diese Information unterstützt Sie bei der Fehleranalyse in den Protokollen Ihres E-Mail-Servers.
Welche E-Mail Adressen auf den Verteilerlisten stehen, bleibt für den Versender ein Geheimnis und wird aus Gründen des Datenschutz nicht angezeigt.
So oder so: DSGVO-konform
Campus Mails setzt in der Software-as-a-Service (SaaS) Version bewusst auf Serverstandorte innerhalb Deutschlands und verzichtet auf Cloud-Dienste mit unklaren Speicherorten. Dadurch ist gewährleistet, dass kein Zugriff durch ausländische Konzernmütter möglich ist.
Auf Wunsch können Sie Campus Mail auch in Ihrem Rechenzentrum, also On Premise, auf Ihren Servern betreiben.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Um den hohen Datenschutzanforderungen, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Hochschulen, gerecht zu werden, stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung. Dieser Schritt unterstreicht unser Engagement für Datensicherheit und Compliance und erleichtert unseren Hochschulpartnern die Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen. Der AVV bildet somit eine vertrauensvolle Grundlage für die sichere und rechtskonforme Verarbeitung sensibler Daten.