¿Cómo se envían correos electrónicos a grandes grupos de destinatarios? Con su sistema de correo electrónico estándar, alcanza rápidamente sus límites técnicos, a más tardar cuando necesita enviar archivos adjuntos. El manejo no es óptimo, el control es difícil y es un reto mantener la lista de destinatarios constantemente actualizada. Los sistemas de boletines especializados suelen ser demasiado complicados para muchos usuarios.
A través de nuestros numerosos diálogos y proyectos con universidades, somos conscientes de los numerosos retos: falta de personal, gestión de diferentes fuentes de datos, malabarismos con listas de Excel, manejo de archivos adjuntos de gran tamaño y el complejo funcionamiento del software, por nombrar sólo algunos.
Hemos desarrollado Campus Mails para que este proceso sea mucho más sencillo, claro y seguro, y para que todos los implicados cumplan la GDPR y la IC.
Visión general
Correos electrónicos masivos sin Outlook y sin Excel
Realmente sencillo:
1. Seleccione su lista de destinatarios
2. Seleccione una plantilla de correo electrónico Seleccione una plantilla de correo electrónico
3. Escriba y envíe un correo electrónico de prueba
4. Iniciar el envío masivo
Archivos adjuntos grandes - no hay problema: los archivos adjuntos se convierten en enlaces de descarga. Esto reduce la carga de su servidor de correo, su infraestructura y el destinatario.
Usted determina quién tiene qué autorizaciones para listas de distribución, plantillas y firmas de correo electrónico y quién trabaja en determinados equipos. El sistema de roles y autorizaciones permite proporcionar listas de distribución de forma eficiente para el Sindicato de Estudiantes (STUV) y otros departamentos.
Listas de distribución de correo electrónico automatizadas mediante conexión a sus sistemas LDAP, Active Directory o CRM. También se puede ampliar mediante carga de CSV o simple copia&pegar.
Envíe correos electrónicos masivos y boletines a través de su propia infraestructura para un mayor control y una mejor reputación del remitente. Campus Mails también está disponible como alojamiento local.
Jennifer Blum
Persona de contacto para el correo del campus
PREGUNTAS FRECUENTES
Respuestas a las preguntas más frecuentes
El manejo también es muy intuitivo y fácil para los usuarios ocasionales del sistema, de modo que incluso los empleados que no lo utilizan habitualmente pueden orientarse rápidamente.
Sí, un diseño de correo electrónico personalizado es posible con Campus Mails. El sistema permite crear plantillas personalizadas que corresponden a su diseño corporativo y pueden adaptarse a diferentes ocasiones o proyectos. Estas plantillas no sólo son compatibles con CD, sino también minimalistas y fáciles de usar para minimizar el tiempo que los editores dedican a la creación de boletines. Esto le permite asegurarse de que cada correo electrónico enviado cumple exactamente sus especificaciones de diseño.
Sí, Campus Mails también puede utilizarse para enviar archivos adjuntos de gran tamaño. El sistema permite distribuir archivos adjuntos de 100 MB o más sin sobrecargar la infraestructura propia. En lugar de enviar los archivos directamente, se cargan en el servidor de Campus Mails y los destinatarios reciben automáticamente un enlace para descargar los archivos adjuntos. Esto reduce significativamente la carga de su servidor de correo electrónico y facilita el envío de archivos de gran tamaño a miles de destinatarios.
Los correos electrónicos se envían a través de su propio servidor de correo si utiliza Campus Mails. Este enfoque mejora la reputación del remitente y minimiza el riesgo de que los correos electrónicos se marquen como spam. También le permite controlar la carga de su infraestructura de correo electrónico ajustando el número de mensajes por intervalo de tiempo. Por lo tanto, Campus Mails se integra perfectamente en su infraestructura de TI existente y utiliza los recursos existentes de manera eficiente.
Existen 4 formas de almacenar destinatarios en Campus Mails para poder contactar con ellos por correo electrónico masivo.
- Conexión de fuentes de datos
- Grupo de distribución "Newsletter
- Cargar un archivo CSV
- Copiar & Pegar
Al conectar las fuentes de datos a Campus Mails, sus destinatarios se actualizan regularmente y se ofrecen para su selección. Normalmente se conectan aquí sistemas LDAP, Active Directory o CRM y se crean grupos de distribución en Campus Mails según criterios definidos.
Campus Mails ofrece grupos de distribución para el envío de boletines . Éstos también pueden seleccionarse como destinatarios.
También se puede cargar un archivo CSV con nombres y direcciones de correo electrónico.
Las direcciones de correo electrónico individuales o varias a la vez se pueden insertar fácilmente en Campus Mails utilizando copiar & pegar. Las direcciones de correo electrónico se comprueban directamente.
Características del producto
Comunicación por correo electrónico sencilla y sin problemas
Listas de distribución para una comunicación eficaz
En Campus Mails, los destinatarios son contactados a través de listas de distribución. Ejemplos de listas de distribución:
- Todos los estudiantes
- Sólo estudiantes del primer semestre
- Facultad de Ingeniería
- Facultad de Empresariales
- Licenciatura en Inteligencia Artificial
- Profesores y profesoras
- Profesores
- Empleados
- Lista de correo de prensa
- Destinatarios del boletín
- Destinatarios del boletín Facultad 1
- Directores generales de las empresas asociadas (programa de estudios dual)
- Directores de formación de las empresas asociadas (programa de estudios dual)
- etc.
Para cada correo electrónico, puede elegir si desea escribir a una o varias listas de distribución. Para ello, sólo tiene que seleccionar la(s) lista(s) de distribución correspondiente(s).
Distribuidores de otros sistemas
Las listas de distribución pueden importarse automáticamente de otros sistemas en función de criterios definibles. Por ejemplo, pueden crearse listas de distribución como "todos los alumnos del primer semestre" o "todos los alumnos de la Facultad de Empresariales". También existen listas de distribución a las que los destinatarios pueden suscribirse y darse de baja por sí mismos, de forma similar a un boletín clásico.
También se pueden añadir destinatarios adicionales manualmente cargando un archivo CSV o copiando&Pegar. Una conexión directa con fuentes de datos como LDAP, Active Directory o sistemas CRM permite la sincronización para que sus listas de distribución en Campus Mails permanezcan actualizadas.
Sin duplicados: todo el mundo recibe un único correo electrónico
Si un destinatario se encuentra en varias listas de distribución seleccionadas para un envío, sólo recibirá un único correo electrónico. Incluso si los destinatarios se añaden manualmente a través de CSV o copiar & pegar y esto resulta en duplicados, sólo un correo electrónico será enviado a cada destinatario de correo electrónico.
Exclusión voluntaria o suscripción obligatoria
Al gestionar listas de distribución con Campus Mails, puede definir individualmente si se ofrece o no a los destinatarios la opción de darse de baja de la lista. Puede excluirse la opción de darse de baja para la comunicación oficial, por ejemplo a estudiantes, en la que la transmisión de información esencial está en primer plano. Por el contrario, en el caso de las listas de distribución creadas, por ejemplo, mediante la suscripción a boletines o comunicados de prensa, la exclusión voluntaria no sólo es posible, sino necesaria. Así se garantiza que los destinatarios conserven el control y puedan darse de baja de los flujos de comunicación no obligatorios en caso necesario.
Envío de archivos adjuntos de gran tamaño sin carga para el servidor
El envío regular de correos electrónicos con archivos adjuntos de gran tamaño supone un reto para su infraestructura, especialmente cuando se trata de enviarlos a un gran número de destinatarios.
Con Campus Mails, los archivos adjuntos de los correos electrónicos masivos simplemente se cargan en el servidor de Campus Mails. A continuación, el correo electrónico a los destinatarios contiene un enlace generado automáticamente para descargar los archivos. Esto significa que incluso archivos adjuntos de gran tamaño (5 MB, 10 MB o incluso 100 MB) pueden distribuirse a 10.000 destinatarios sin ningún problema. De este modo, se minimiza la carga de sus servidores.
Puede establecer durante cuánto tiempo deben estar disponibles los archivos adjuntos para cada envío. Tras el intervalo de tiempo establecido, Campus Mails elimina los archivos automáticamente y libera espacio de almacenamiento.
Archivos adjuntos según sus normas
¡Ninguna regla sin excepción! Si necesita enviar archivos como archivos adjuntos, ¡también es posible! Usted decide para cada buzón si los usuarios pueden enviar archivos como adjuntos reales de correo electrónico o como enlaces proporcionados automáticamente.
Plantillas personalizadas para correos electrónicos profesionales
Campus Mails se asegura de que la creación de correos electrónicos masivos no se convierta en un reto para los redactores. Por ello, ofrecemos plantillas de boletines personalizadas, claras y conformes con el diseño corporativo, que no sólo son extremadamente fáciles de usar, sino que también limitan deliberadamente el margen de diseño. Este enfoque minimalista evita que los redactores tengan que dedicar un tiempo innecesario a aprender y aplicar las plantillas. Esto garantiza que cada correo electrónico se envíe exactamente según las especificaciones de su organización, sin ninguna desviación.
En Campus Mails pueden configurarse varias plantillas para diferentes ocasiones y propósitos, por ejemplo
- Plantilla estándar para la comunicación general de la universidad
- Plantilla especial de Navidad
- Plantillas con logotipos para proyectos de investigación
- plantillas específicas para representantes de estudiantes (STUV).
Para cada plantilla, se define con precisión qué cliente está autorizado a utilizarla con el fin de garantizar la coherencia y pertinencia de la comunicación.
Colores e imágenes individuales
Colores de la plantilla
Sus colores corporativos del CI / CD se almacenan de forma centralizada en Campus Mails. Cada plantilla tiene un diseño predefinido y elementos definidos que el editor puede adaptar en color. Los grados de libertad para la personalización del color son:
- Los colores definidos son obligatorios para todos los usuarios de la plantilla.
- Un equipo / grupo de usuarios puede utilizar otros colores (previamente definidos) en esta plantilla para (elementos definidos).
Imágenes en la cabecera de la plantilla
Para aumentar aún más la personalización de los correos electrónicos, Campus Mails permite el intercambio de imágenes en la zona de cabecera (imágenes de cabecera), que se definen en cada plantilla de boletín, con imágenes individuales para cada envío.
Imágenes para romper el texto
En las plantillas de correo electrónico de Campus Mails, que también proporcionan marcadores de posición de imagen para el área de texto, estos marcadores de posición pueden sustituirse por imágenes individuales para cada envío. El funcionamiento se reduce deliberadamente a lo esencial para facilitar el envío masivo de correos.
Campus Mails permite trabajar en equipo
Campus Mails soporta multi-tenancy, lo que le permite a usted y a su equipo acceder a listas de distribución compartidas, plantillas y firmas de correo electrónico, mientras que otros equipos gestionan sus propios recursos. Además, todos los miembros del equipo pueden ver los correos electrónicos enviados, lo que garantiza la transparencia y la trazabilidad dentro del equipo.
El sistema integrado de roles y autorizaciones permite a grupos específicos de usuarios, como los representantes de los estudiantes (StuV), enviar correos electrónicos a grupos de estudiantes definidos.
Sus normas
Usted define las reglas para los correos del campus. Cada cliente puede tener
- un buzón de remitente SMTP definido
- con remitente y dirección de correo electrónico ReplyTo,
- con permiso para enviar archivos como adjuntos de correo electrónico y
- con la configuración de rendimiento (número de correos por intervalo de tiempo)
se puede configurar. Todo es muy flexible y personalizable.
Correos del campus enviados a través de su servidor de correo electrónico
Campus Mails utiliza sus servidores de correo para enviar correos electrónicos (a través de SMTP), lo que conduce a una mejor reputación del remitente y reduce la probabilidad de que los mensajes sean marcados como SPAM. Los correos electrónicos enviados desde su organización están generalmente protegidos con los procedimientos de seguridad SPF, DKIM y DMARC y garantizan la confianza en el servidor receptor.
Alivio para su infraestructura
Puede controlar totalmente la carga de su servidor de correo electrónico estableciendo el número de mensajes por intervalo de tiempo , por ejemplo 300 mensajes por minuto. De este modo, la carga del sistema puede ajustarse exactamente a sus necesidades.
Envío de archivos adjuntos de gran tamaño sin carga para el servidor
El envío regular de correos electrónicos con archivos adjuntos de gran tamaño supone un reto para su infraestructura, especialmente cuando se trata de enviarlos a un gran número de destinatarios.
Con Campus Mails, los archivos adjuntos de los correos electrónicos masivos simplemente se cargan en el servidor de Campus Mails. A continuación, el correo electrónico a los destinatarios contiene un enlace generado automáticamente para descargar los archivos. Esto significa que incluso archivos adjuntos de gran tamaño (5 MB, 10 MB o incluso 100 MB) pueden distribuirse a 10.000 destinatarios sin ningún problema. De este modo, la carga de sus servidores se reduce al mínimo.
Para cada envío, puede establecer durante cuánto tiempo deben estar disponibles los archivos adjuntos. Tras el intervalo de tiempo establecido, Campus Mails elimina los archivos automáticamente y libera espacio de almacenamiento.
¿Cuántos servidores SMTP utiliza para el envío?
En Campus Mails, puede enviar todos los correos electrónicos salientes a través de un único buzón SMTP. Sin embargo, también es posible configurar múltiples buzones.
¿Cuál es el valor añadido de configurar varios servidores SMTP?
- Distinguir entre tráfico de correo interno y externo
- Capacidades diferentes
- Diferentes remitentes de correo electrónico o direcciones ReplyTo
"Capacidades diferentes" significa que puede establecer el número de correos electrónicos por intervalo de tiempo para cada buzón.
Cada buzón de salida SMTP puede asignarse a uno o varios clientes. Esto le permite controlar todo con precisión.
Alojamiento de correo del campus
Campus Mails está disponible de forma flexible tanto como solución de software como servicio (SaaS ), que alojamos y nos encargamos de todo, como en versión local, que puede ejecutar directamente en sus propios servidores.
Protección de datos
En Campus Mails, la protección de datos es nuestra máxima prioridad. Poco después del envío, todos los datos de los destinatarios se eliminan de forma irrecuperable de conformidad con el GDPR. Sin embargo, el procedimiento hash le permite comprobar si una dirección de correo electrónico específica se incluyó en la lista de destinatarios si es necesario para documentar el envío. Simplemente introduzca la dirección en cuestión y Campus Mails le dirá si se envió un correo electrónico a esta dirección y cuándo. Esta información le ayudará a analizar los errores en los registros de su servidor de correo electrónico.
Las direcciones de correo electrónico que figuran en las listas de distribución permanecen en secreto para el remitente y no se muestran por motivos de protección de datos.
De una forma u otra: cumplimiento del GDPR
En la versión Software-as-a-Service (SaaS), Campus Mails confía deliberadamente en ubicaciones de servidores dentro de Alemania y no utiliza servicios en la nube con ubicaciones de almacenamiento poco claras. Esto asegura que no es posible el acceso por parte de empresas matrices extranjeras.
Si lo desea, también puede ejecutar Campus Mail en sus servidores en su centro de datos, es decir, on premise.
Contrato de tramitación de pedidos (AVV)
Para cumplir los elevados requisitos de protección de datos, especialmente cuando trabajamos con universidades, proporcionamos un acuerdo de tratamiento de datos (APD). Este paso enfatiza nuestro compromiso con la seguridad y el cumplimiento de los datos y facilita a nuestros socios universitarios el cumplimiento de la normativa GDPR. De este modo, el APD constituye una base fiable para el tratamiento seguro y conforme a la ley de datos sensibles.
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Hable con nosotros:
Jennifer Blum
Jefe de proyecto, Jefe de producto
