Il y a plusieurs avantages à utiliser Campus Mail par rapport à d'autres systèmes de newsletter. Avec Campus Mail, c'est :

• Connexion à ses propres sources de données et mise à jour automatique
• Envoi via la propre infrastructure
• Utilisation très simple, même pour les utilisateurs inexpérimentés
• Hébergement en Allemagne
• Pas d'utilisation de fournisseurs de cloud étrangers (Amazon AWS, Google Cloud, Microsoft, ...)

Chez de nombreux autres fournisseurs, la protection des données est un gros problème. Souvent, des fournisseurs internationaux sont proposés comme solution de cloud, pour lesquels la situation juridique n'est pas clairement établie. 

En outre, chez d'autres fournisseurs, le logiciel n'est généralement possible qu'après des études / formations intensives et le risque que les collaborateurs se "défoulent artistiquement" résonne toujours et agace le responsable du Corporate Design.

L'utilisation du système est également conçue de manière très intuitive et conviviale pour les utilisateurs occasionnels du système, de sorte que même les collaborateurs qui ne l'utilisent pas régulièrement peuvent s'y retrouver rapidement.

Oui,  Campus Mails est multi-tenant ? Ainsi, des départements, des facultés ou encore la STUV ou l'Asta peuvent envoyer des mails en masse.

Les listes de distribution sont des listes de destinataires qui sont alimentées par l'importation de données de systèmes tiers. Dans Campus Mails, l'accès aux listes et donc aux destinataires peut être réglé de manière très précise. Par exemple, un utilisateur de l'ASTU peut utiliser des listes de distribution uniquement pour l'ASTU, pour des raisons de protection des données, SANS voir quels destinataires sont contenus dans la liste en question.

Les listes de distribution sont des listes de destinataires. Il existe 2 types de listes de distribution:

1. Alimentées par une autre source de données 
2. Remplies par les intéressés eux-mêmes via un snippet (formulaire d'inscription à la newsletter) enregistré sur votre site web.

Voici un exemple de listes de distribution alimentées par une autre source de données (LDAP, Active Directory ou systèmes CRM) :

• Tous les étudiants de première année
• Tous les étudiants de la faculté d'économie
• Tous les étudiants de la faculté d'ingénierie
• Tous les collaborateurs
• Tous les enseignants
• Tous les professeur-e-s
• Toutes les personnes qui ont leur bureau dans le bâtiment "E".

L'accès aux listes de distribution peut être configuré. Ainsi, chaque utilisateur ne peut pas avoir accès à toutes les listes de distribution. Par exemple, la STUV ne peut envoyer des messages qu'à des listes de distribution définies.

Il est possible de désactiver la déconnexion autonome des listes de distribution pour les destinataires. Ainsi, les étudiants à qui vous devez écrire et qui doivent recevoir votre e-mail recevront votre message dans tous les cas.

Oui, Campus Mails permet également d'envoyer des pièces jointes de grande taille. Le système permet de distribuer des pièces jointes de 100MB ou plus sans charger sa propre infrastructure. Au lieu d'envoyer les fichiers directement, ils sont chargés sur le serveur Campus Mails et les destinataires reçoivent automatiquement un lien pour télécharger les pièces jointes. Cela réduit considérablement la charge sur votre serveur de messagerie et facilite l'envoi de fichiers volumineux à des milliers de destinataires.

Les e-mails sont envoyés via vos propres serveurs de messagerie si vous utilisez Campus Mails. Cette procédure améliore la réputation de l'expéditeur et minimise le risque que les e-mails soient marqués comme spam. De plus, elle vous permet de contrôler la charge de votre infrastructure de messagerie en adaptant le nombre d'e-mails par intervalle de temps. Campus Mails s'intègre donc parfaitement dans votre infrastructure informatique existante et utilise efficacement les ressources disponibles.

Oui, une mise en page personnalisée des e-mails est possible avec Campus Mails. Le système permet de créer des templates sur mesure qui correspondent à votre Corporate Design et qui peuvent être adaptés à différentes occasions ou projets. Ces templates sont non seulement conformes au CD, mais aussi minimalistes et faciles à utiliser, afin de minimiser le temps que les rédacteurs consacrent à la création de newsletters. Vous pouvez ainsi vous assurer que chaque e-mail envoyé correspond exactement à vos directives de présentation.

Il existe 4 façons d'enregistrer les destinataires dans Campus Mails afin de pouvoir leur envoyer des e-mails en masse.

1. Connexion de sources de données
2. Groupe de distribution "Newsletter".
3. Téléchargement d'un fichier CSV
4. Copy & Paste 

Grâce à la connexion de sources de données à Campus Mails, vos destinataires sont régulièrement mis à jour et proposés à la sélection. La plupart du temps, LDAP, Active Directory ou des systèmes CRM sont connectés ici et des groupes de distribution sont créés dans Campus Mails selon des critères définis.

Pour l'envoi d'une newsletter , Campus Mails met à disposition des groupes de distribution. Ceux-ci peuvent également être sélectionnés comme destinataires.

De plus, il est possible de télécharger un fichier CSV avec les noms et les adresses e-mail. 

Par copier-coller ( & Paste ), il est possible d'insérer très facilement des adresses e-mail individuelles ou plusieurs adresses à la fois dans Campus Mails. Les adresses e-mail sont alors directement vérifiées.

Selon les groupes de distribution, il existe différentes méthodes de mise à jour.

Pour les sources de données connectées comme LDAP, Active Directory ou les systèmes CRM, les destinataires sont régulièrement mis à jour à des moments définis. Cela signifie que les données des destinataires dans les groupes de distribution respectifs sont toujours à jour.

Dans le cas du groupe de distribution "Newsletter", les destinataires peuvent s'inscrire et se désinscrire eux-mêmes. La liste des destinataires de la newsletter s'actualise également d'elle-même.

Lors de l'utilisation de Campus Mails en tant que solution Software-as-a-Service (SaaS), la seule condition est que vous mettiez à disposition une boîte aux lettres SMTP pour la livraison des e-mails pour Campus Mails. Celle-ci doit être accessible depuis l'extérieur et ne doit pas avoir une authentification à deux facteurs (2FA) activée. Pour une sécurité accrue, le pare-feu doit être réglé sur l'adresse IP de Campus Mails.

Pour une utilisation on-premise de Campus Mails, une boîte aux lettres SMTP est également nécessaire. Alternativement, vous pouvez configurer votre serveur de manière à ce que l'application puisse envoyer des messages via "localhost". Le reste du routage des e-mails est alors entre vos mains.