Come si inviano le e-mail a grandi gruppi di destinatari? Con il vostro sistema di posta elettronica standard, raggiungete rapidamente i vostri limiti tecnici, al più tardi quando dovete inviare allegati. La gestione è subottimale, il controllo è difficile ed è una sfida mantenere costantemente aggiornato l'elenco dei destinatari. I sistemi di newsletter specializzati sono spesso troppo complicati per molti utenti.
Grazie ai nostri numerosi dialoghi e progetti con le università, siamo consapevoli delle numerose sfide: la mancanza di personale, la gestione di diverse fonti di dati, la gestione di liste Excel, la gestione di file allegati di grandi dimensioni e il funzionamento complesso del software, per citarne solo alcune.
Abbiamo sviluppato Campus Mails per rendere questo processo molto più semplice, chiaro, sicuro e conforme al GDPR e all'IC per tutti i soggetti coinvolti.
Panoramica
E-mail di massa senza Outlook e senza Excel
È davvero molto semplice:
1. Selezionare l'elenco dei destinatari
2. Selezionare un modello di e-mail 3. Selezionare un modello di e-mail. Selezionate un modello di e-mail
3. Scrivete e inviate una e-mail di prova 4. Scrivete e inviate un'e-mail di prova
4. Avviate il mailing di massa. Avviare l'invio di massa
Allegati di grandi dimensioni - nessun problema: i file allegati diventano link di download. Questo riduce il carico sul vostro server di posta, sulla vostra infrastruttura e sul destinatario.
È possibile stabilire chi ha quali autorizzazioni per le liste di distribuzione, i modelli e le firme e-mail e chi lavora in determinati team. Il sistema di ruoli e autorizzazioni consente di fornire liste di distribuzione in modo efficiente per l'Unione degli Studenti (STUV) e altri dipartimenti.
Liste di distribuzione e-mail automatizzate grazie alla connessione ai sistemi LDAP, Active Directory o CRM. Può essere espansa anche tramite caricamento di CSV o semplice copia&incolla.
Inviate e-mail e newsletter di massa attraverso la vostra infrastruttura per un maggiore controllo e una migliore reputazione del mittente. Campus Mails è disponibile anche come hosting on-premise.
Jennifer Blum
Persona di contatto per la posta elettronica del campus
FAQ
Le risposte alle domande più frequenti
Il funzionamento è molto intuitivo e facile da usare anche per gli utenti occasionali del sistema, in modo che anche i dipendenti che non lo utilizzano regolarmente possano orientarsi rapidamente.
Sì, con Campus Mails è possibile personalizzare il layout delle e-mail. Il sistema consente di creare modelli personalizzati che corrispondono al design aziendale e possono essere adattati a diverse occasioni o progetti. Questi modelli non solo sono conformi ai CD, ma sono anche minimalisti e facili da usare per ridurre al minimo il tempo che i redattori dedicano alla creazione delle newsletter. In questo modo è possibile garantire che ogni e-mail inviata risponda esattamente alle vostre specifiche di design.
Sì, Campus Mails può essere utilizzato anche per inviare allegati di file di grandi dimensioni. Il sistema consente di distribuire allegati di 100 MB o più senza appesantire la propria infrastruttura. Invece di inviare direttamente i file, questi vengono caricati sul server di Campus Mails e i destinatari ricevono automaticamente un link per scaricare gli allegati. Questo riduce significativamente il carico sul vostro server di posta elettronica e facilita l'invio di file di grandi dimensioni a migliaia di destinatari.
Se si utilizza Campus Mails, le e-mail vengono inviate tramite il proprio server di posta. Questo approccio migliora la reputazione del mittente e riduce al minimo il rischio che le e-mail vengano contrassegnate come spam. Inoltre, consente di controllare il carico dell'infrastruttura di posta elettronica regolando il numero di e-mail per intervallo di tempo. Campus Mails si integra quindi perfettamente nell'infrastruttura IT esistente e utilizza le risorse esistenti in modo efficiente.
Esistono 4 modi per memorizzare i destinatari in Campus Mails in modo che possano essere contattati tramite e-mail di massa.
- Collegamento delle fonti di dati
- Gruppo di distribuzione "Newsletter
- Caricare un file CSV
- Copia & Incolla
Collegando le fonti di dati a Campus Mails, i destinatari vengono regolarmente aggiornati e proposti per la selezione. Di solito vengono collegati sistemi LDAP, Active Directory o CRM e i gruppi di distribuzione vengono creati in Campus Mails in base a criteri definiti.
Campus Mails fornisce gruppi di distribuzione per l'invio di newsletter . Anche questi possono essere selezionati come destinatari.
È anche possibile caricare un file CSV con nomi e indirizzi e-mail.
Singoli indirizzi e-mail o più indirizzi contemporaneamente possono essere facilmente inseriti in Campus Mails tramite copia & e incolla. Gli indirizzi e-mail vengono controllati direttamente.
Caratteristiche del prodotto
Comunicazione via e-mail semplice e senza problemi
Liste di distribuzione per una comunicazione efficiente
In Campus Mails, i destinatari vengono contattati tramite liste di distribuzione. Esempi di liste di distribuzione:
- Tutti gli studenti
- Solo studenti del primo semestre
- Facoltà di Ingegneria
- Facoltà di Economia e Commercio
- Corso di laurea in Intelligenza Artificiale
- Professori uomini e donne
- Docenti
- Dipendenti
- Mailing list della stampa
- Destinatari della newsletter
- Destinatari della newsletter Facoltà 1
- Amministratori delegati delle aziende partner (programma di studio duale)
- Responsabili della formazione delle aziende partner (programma di studio duale)
- ecc.
Per ogni e-mail è possibile scegliere se scrivere a una o più liste di distribuzione. A tal fine, è sufficiente selezionare la lista o le liste di distribuzione pertinenti.
Distributori di altri sistemi
Le liste di distribuzione possono essere importate automaticamente da altri sistemi in base a criteri definibili. Ad esempio, si possono creare liste di distribuzione come "tutti gli studenti del primo semestre" o "tutti gli studenti della Facoltà di Economia". Esistono anche liste di distribuzione alle quali i destinatari possono iscriversi e cancellarsi da soli, come in una classica newsletter.
Altri destinatari possono essere aggiunti manualmente caricando un file CSV o copiando&Paste. La connessione diretta a fonti di dati come LDAP, Active Directory o sistemi CRM consente la sincronizzazione, in modo che le liste di distribuzione di Campus Mails siano sempre aggiornate.
Nessun duplicato: tutti ricevono una sola e-mail
Se un destinatario è presente in diverse liste di distribuzione che sono state selezionate per un invio, riceverà comunque una sola e-mail. Anche se i destinatari vengono aggiunti manualmente tramite CSV o copia & e si creano dei duplicati, verrà inviata una sola e-mail a ciascun destinatario.
Opt-out o iscrizione obbligatoria
Quando si gestiscono le liste di distribuzione con Campus Mails, è possibile definire individualmente se i destinatari hanno la possibilità di cancellarsi dalla lista o meno. L'opt-out può essere escluso per le comunicazioni ufficiali, ad esempio agli studenti, dove la trasmissione di informazioni essenziali è in primo piano. Al contrario, per le liste di distribuzione che sono state create, ad esempio, attraverso la registrazione alla newsletter o per i comunicati stampa, l'opt-out non è solo possibile, ma necessario. In questo modo si garantisce che i destinatari mantengano il controllo e possano disiscriversi dai flussi di comunicazione non obbligatori, se necessario.
Invio di file allegati di grandi dimensioni senza carico del server
L'invio regolare di e-mail con file allegati di grandi dimensioni rappresenta una sfida per la vostra infrastruttura, soprattutto quando si tratta di inviarli a un numero elevato di destinatari.
Con Campus Mails, i file allegati alle e-mail di massa vengono semplicemente caricati sul server di Campus Mails. L'e-mail inviata ai destinatari contiene quindi un link generato automaticamente per scaricare i file. Ciò significa che anche allegati di grandi dimensioni (5MB, 10MB o addirittura 100MB) possono essere distribuiti a 10.000 destinatari senza problemi. Il carico sui vostri server viene così ridotto al minimo.
È possibile impostare per quanto tempo gli allegati devono essere disponibili per ogni invio. Dopo l'intervallo di tempo impostato, Campus Mails elimina automaticamente i file e libera spazio di archiviazione.
File allegati secondo le vostre regole
Nessuna regola senza eccezione! Se avete bisogno di inviare i file come veri e propri allegati di posta elettronica, anche questo è possibile! Siete voi a decidere per ogni casella di posta elettronica se gli utenti possono inviare i file come veri e propri allegati di posta elettronica o come link forniti automaticamente.
Modelli personalizzati per e-mail professionali
Campus Mails si assicura che la creazione di e-mail di massa non diventi una sfida per i redattori. Per questo offriamo modelli di newsletter personalizzati, conformi al corporate design e chiari, che non solo sono estremamente facili da usare, ma limitano anche volutamente il margine di progettazione. Questo approccio minimalista evita ai redattori di dover spendere una quantità inutile di tempo per imparare e applicare i modelli. In questo modo si garantisce che ogni e-mail venga inviata esattamente secondo le specifiche della vostra organizzazione, senza alcuna deviazione.
All'interno di Campus Mails è possibile impostare diversi modelli per occasioni e scopi diversi, ad esempio
- Modello standard per la comunicazione universitaria generale
- Modello speciale per il Natale
- modelli con logo per i progetti di ricerca
- modelli specifici per i rappresentanti degli studenti (STUV).
Per ogni modello è definito con precisione quale cliente è autorizzato a utilizzarlo, in modo da garantire la coerenza e la pertinenza della comunicazione.
Colori e immagini individuali
Colori del layout del modello
I colori aziendali dell'IC/CD sono memorizzati centralmente in Campus Mails. Ogni modello ha un layout predefinito ed elementi definiti che possono essere adattati nel colore dall'editor. I gradi di libertà per la personalizzazione dei colori sono:
- I colori definiti sono obbligatori per tutti gli utenti del modello.
- Un team/gruppo di utenti può utilizzare altri colori (precedentemente definiti) in questo modello per (elementi definiti).
Immagini nell'area dell'intestazione del modello
Per aumentare ulteriormente la personalizzazione delle e-mail, Campus Mails permette di scambiare le immagini dell'area di intestazione (header images), definite in ogni modello di newsletter, con immagini individuali per ogni singolo invio.
Immagini per spezzare il testo
Nei modelli di posta elettronica Campus Mails, che forniscono anche dei segnaposto immagine per l'area di testo, questi segnaposto possono essere sostituiti con immagini individuali per ogni invio. L'operazione è volutamente ridotta all'essenziale per facilitare l'invio di mailing di massa.
Campus Mails consente il lavoro di squadra
Campus Mails supporta la multi-tenancy, consentendo a voi e al vostro team di accedere a liste di distribuzione, modelli e firme di e-mail condivise, mentre altri team gestiscono le proprie risorse. Inoltre, tutti i membri del team possono visualizzare le e-mail inviate, garantendo così trasparenza e tracciabilità all'interno del team.
Il sistema integrato di ruoli e autorizzazioni consente a gruppi di utenti specifici, come i rappresentanti degli studenti (StuV), di inviare e-mail a gruppi di studenti definiti.
Le vostre regole
Si definiscono le regole per le mail del campus. Ogni cliente può avere
- una casella di posta mittente SMTP definita,
- con indirizzo e-mail di mittente e ReplyTo,
- con l'autorizzazione a inviare file come allegati di posta elettronica e
- con l'impostazione delle prestazioni (numero di e-mail per intervallo di tempo).
può essere configurata. Tutto è molto flessibile e personalizzabile.
Mail del campus inviate tramite il vostro server di posta elettronica
Campus Mails utilizza i vostri server di posta per inviare le e-mail (via SMTP), il che comporta una migliore reputazione del mittente e riduce la probabilità che i messaggi vengano contrassegnati come SPAM. Le e-mail inviate dalla vostra organizzazione sono generalmente protette dalle procedure di sicurezza SPF, DKIM e DMARC e garantiscono la fiducia del server ricevente.
Sollievo per le infrastrutture
Il carico del server di posta elettronica può essere controllato completamente impostando il numero di e-mail per intervallo di tempo , ad esempio 300 e-mail al minuto. In questo modo, il carico del sistema può essere impostato esattamente in base alle vostre esigenze.
Invio di file allegati di grandi dimensioni senza carico del server
L'invio regolare di e-mail con file allegati di grandi dimensioni rappresenta una sfida per la vostra infrastruttura, soprattutto quando si tratta di inviarli a un numero elevato di destinatari.
Con Campus Mails, i file allegati alle e-mail di massa vengono semplicemente caricati sul server di Campus Mails. L'e-mail inviata ai destinatari contiene quindi un link generato automaticamente per scaricare i file. Ciò significa che anche allegati di grandi dimensioni (5MB, 10MB o addirittura 100MB) possono essere distribuiti a 10.000 destinatari senza problemi. Il carico sui vostri server viene così ridotto al minimo.
Per ogni invio, è possibile impostare per quanto tempo gli allegati devono essere disponibili. Dopo l'intervallo di tempo impostato, Campus Mails elimina automaticamente i file e libera spazio di archiviazione.
Quanti server SMTP utilizzate per l'invio?
In Campus Mails, è possibile inviare tutti i messaggi di posta elettronica in uscita tramite un'unica casella SMTP. Tuttavia, è anche possibile impostare più caselle di posta elettronica.
Qual è il valore aggiunto dell'impostazione di più server SMTP?
- Distinguere il traffico di posta interna da quello esterno
- Capacità diverse
- Indirizzi e-mail o ReplyTo del mittente diversi
"Capacità diverse" significa che è possibile impostare il numero di e-mail per intervallo di tempo per ciascuna casella di posta.
Ogni casella SMTP può essere assegnata a uno o più client. In questo modo è possibile controllare tutto con precisione.
Hosting della posta del campus
Campus Mails è disponibile in modo flessibile sia come soluzione Software-as-a-Service (SaaS ), di cui ci occupiamo noi dell'hosting, sia come versione on-premise, che potete eseguire direttamente sui vostri server.
Protezione dei dati
Per Campus Mails la protezione dei dati è una prioritàassoluta. Poco dopo l'invio, tutti i dati dei destinatari vengono cancellati irrimediabilmente in conformità al GDPR. Tuttavia, la procedura hash consente di verificare se un determinato indirizzo e-mail è stato incluso nell'elenco dei destinatari, se necessario per documentare l'invio. È sufficiente inserire l'indirizzo in questione e Campus Mails vi dirà se e quando è stata inviata un'e-mail a questo indirizzo. Queste informazioni vi aiutano ad analizzare gli errori nei log del vostro server di posta elettronica.
Gli indirizzi e-mail presenti nelle liste di distribuzione rimangono segreti per il mittente e non vengono visualizzati per motivi di protezione dei dati.
In un modo o nell'altro: conformi al GDPR
Nella versione Software-as-a-Service (SaaS), Campus Mails si affida deliberatamente a server situati in Germania e non utilizza servizi cloud con sedi di archiviazione poco chiare. Questo garantisce che non sia possibile l'accesso da parte di società madri straniere.
Se lo desiderate, potete anche eseguire Campus Mail sui vostri server nel vostro centro dati, cioè on premise.
Contratto di elaborazione degli ordini (AVV)
Per soddisfare gli elevati requisiti di protezione dei dati, soprattutto quando si lavora con le università, forniamo un accordo di trattamento dei dati (DPA). Questo passo sottolinea il nostro impegno per la sicurezza e la conformità dei dati e rende più facile per i nostri partner universitari conformarsi alle normative GDPR. Il DPA costituisce quindi una base affidabile per il trattamento sicuro e legalmente conforme dei dati sensibili.
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Jennifer Blum
Responsabile di progetto, responsabile di prodotto
