Attribution de rendez-vous individuels en ligne

Utilisable pour le conseil aux futurs étudiants, la vaccination des employés contre la grippe ou les heures d'ouverture des secrétariats.

Speed Dating d'entreprise

Nouvelles fonctions de Campus Talks

Avec les nouvelles fonctions de Campus Talks, les hautes écoles peuvent organiser des speed dating numériques avec des entreprises - mais aussi pour des manifestations en présentiel !

Qu'est-ce que le speed dating ?
Par "speed dating", les hautes écoles et leurs partenaires de terrain entendent un événement permettant un échange rapide. Les personnes intéressées par les études et les entreprises se rencontrent pendant une courte période d'environ 15 minutes, avant que la personne intéressée ne passe à l'entreprise suivante.

Quels sont les défis à relever pour organiser un speed dating ?
L'organisation de speed datings concerne les élèves intéressés par les études et les collaborateurs du service RH des entreprises. Il faut d'abord convaincre les entreprises de participer à l'événement et de proposer des entretiens de conseil. Une table de conseil est mise à disposition par entreprise. Des entretiens de 15 minutes peuvent ensuite être attribués de 8 à 17 heures. Au total, plus de 30 créneaux horaires sont possibles par entreprise en une journée. Pour 15 entreprises, cela représente 500 créneaux horaires pour des entretiens de conseil en une journée.

Le défi consiste à attribuer ces 500 créneaux horaires aux participants, idéalement en examinant les filières proposées ou les intérêts de la personne intéressée par les études. Par e-mail, téléphone et liste Excel, l'organisation de tous les rendez-vous prend plus de 40 heures. Un(e) employé(e) est ainsi occupé(e) à plein temps pendant une semaine de travail complète.

Comment gérer facilement un speed dating ?
Tout le monde parle de la numérisation. C'est maintenant le moment de se faire assister techniquement. Les entreprises peuvent être créées dans Campus Talks. Les créneaux horaires peuvent être facilement créés en indiquant l'heure de début (par ex. 8 heures), l'heure de fin (par ex. 17 heures), la durée de la pause (par ex. 12h00 à 12h30) et la durée du créneau (par ex. 15 minutes). Campus Talks crée tous les créneaux et les présente. Les personnes intéressées par les études peuvent consulter les entreprises et les créneaux horaires en ligne et les réserver directement. Les rendez-vous réservés sont automatiquement masqués.

L'énorme allègement du travail est dû au haut degré d'automatisation et à la possibilité de self-service :

Sélection des dates par les étudiants potentiels
Contrôle des réservations doubles par Campus Talks
E-mail automatique aux participants (avec fichier ical)
Possibilité d'annulation par les participants, l'organisateur et les entreprises
Les entreprises peuvent visualiser leurs propres participants en ligne avant l'événement.
1 clic de souris : Exportation de la liste des réunions pour les entreprises
1 clic pour l'exportation : Génération de badges pour les personnes intéressées par les études
et bien d'autres choses encore

Prise de rendez-vous pour les vaccinations

Campus Talks en action pour la vaccination contre la grippe :
Attribution facile des rendez-vous de vaccination

Chaque année, vous organisez une offre volontaire de vaccination contre la grippe dans votre université ? C'est justement pendant la période Corona que les besoins sont plus importants que d'habitude. Et plus le personnel est nombreux, plus il y a de travail de coordination à effectuer. Pourtant, au lieu de ce travail plutôt monotone, vous pourriez bien utiliser ce temps ailleurs, n'est-ce pas ?

Avec Campus Talks, vous économisez plus de 95% de votre temps de travail !

Exemple :
Vous proposez 240 rendez-vous et
ne prend que 10 minutes par participant pour l'organisation
(pour la communication, l'inscription, l'e-mail de confirmation, l'e-mail de rappel. Annulation, mise à jour d'un tableau Excel)
Cela vous occupe 5 jours complets de 8 heures de travail !

MAIS : avec Campus Talks, vous obtenez un meilleur résultat en seulement 2 heures !

Comment pouvez-vous vous faciliter la tâche ?
A l'ère de la numérisation, vous pouvez rendre votre travail plus facile. Mettez à la disposition des participants un nouveau service numérique par lequel tous les rendez-vous peuvent être réservés eux-mêmes.

Comment mieux organiser les rendez-vous pour la vaccination contre la grippe ?

Pour vous faciliter la tâche, nous avons développé une solution adaptée : Campus Talks.

Ainsi, vous présentez en ligne tous les rendez-vous possibles pour la vaccination contre la grippe, par exemple sur plusieurs jours différents, à une fréquence que vous choisissez vous-même, par exemple 10 minutes. Et s'ils souhaitent planifier une pause déjeuner, aucun rendez-vous n'y est tout simplement proposé.

Les personnes intéressées par la vaccination contre la grippe peuvent consulter tous les rendez-vous disponibles en ligne, choisir un rendez-vous et le réserver pour elles-mêmes.

Fonctions pour les participants

Présentation de toutes les dates disponibles
Auto-inscription en ligne
Campus Talks envoie des e-mails de confirmation
- avec des informations sur le rendez-vous.
- avec pièces jointes (p.ex. PDF pour l'auto-anamnèse et informations sur la protection des données)
- Fichier ical pour le transfert dans le propre calendrier (p.ex. Outlook)
E-mail de rappel automatique au participant, par exemple 1 ou 2 jours avant le rendez-vous

Fonctions pour les organisateurs / administrateurs

Exportation PDF et Excel de tous les participants
Gérer les participants
- Supprimer le rendez-vous du participant
  (un e-mail est automatiquement envoyé au participant et le rendez-vous est libéré pour des tiers)
- Réserver un rendez-vous pour le participant
  (Un mail est automatiquement envoyé au participant et le rendez-vous est réservé).
Délai d'anticipation et d'organisation : réservation de rendez-vous possible jusqu'à 23h59 la veille (par exemple).
Les rendez-vous ne peuvent pas être attribués plusieurs fois
Restriction d'accès, par ex. uniquement pour les collaborateurs
Connexion à LDAP, Active Directory ou Shibboleth
Protection des données : les participants ne peuvent voir que leurs propres rendez-vous dans leur propre profil.
Suppression conforme au RGPD de certaines ou de toutes les données des participants