Gestion des participants et des événements pour les universités

Campus Events est une plateforme conviviale qui permet de gagner du temps dans la gestion de vos événements et de vos rendez-vous. Vos événements sont présentés en ligne et les participants peuvent s'inscrire 24 heures sur 24, sans avoir besoin d'envoyer des e-mails, de la paperasse ou des feuilles de calcul Excel.

En tant qu'établissement d'enseignement, vous publiez en permanence des dates et invitez des personnes à des événements. Les événements ne doivent pas seulement être planifiés et coordonnés. Les informations à ce sujet sont publiées à de nombreux endroits facilement accessibles. Enfin, les participants doivent être gérés et encadrés. L'exécution consciencieuse et fiable de toutes les tâches exige beaucoup de communication, de temps et parfois aussi de bons nerfs.

Pour vous aider au mieux, nous avons, depuis 2010, constamment développé notre système Campus Events et l'avons optimisé spécialement pour l'utilisation dans les universités. Mais il peut également être utilisé dans d'autres secteurs, car la diversité des possibilités et des fonctions permettant de gagner du temps, qui ont été développées en concertation avec nos clients, couvre de très nombreuses applications. Avec Campus Events, vous pouvez vous concentrer sur le contenu de vos événements, tandis que le logiciel vous décharge de nombreuses tâches administratives et les automatise.

Aperçu

Plus d'automatisation et une meilleure vue d'ensemble grâce aux Campus Events

Gestion centralisée avec vue d'ensemble complète : organisez les inscriptions et les désinscriptions, les listes d'attente, les informations sur les participants et les factures pour les événements d'un jour ou de plusieurs jours ainsi que les séries d'événements.

Automatisez tout ce qui vous prenait du temps jusqu'à présent : Confirmation d'inscription par e-mail, listes de signatures, listes de participants, badges, présentoirs de table, e-mails de masse aux participants ou uniquement aux personnes sur liste d'attente.

Libre-service pour les personnes intéressées : les participants peuvent s'inscrire à tout moment. Si le contingent fixé est épuisé, les intéressés se retrouvent automatiquement sur la liste d'attente, si vous le souhaitez.

Sans installation, sans charge pour votre informatique : Campus Events fonctionne conformément au RGPD sur nos serveurs en Allemagne. Vous pouvez immédiatement mettre en place des événements, des participants et des procédures. Vous ne voulez pas d'un logiciel en tant que service (SaaS), alors vous pouvez aussi exploiter Campus Events dans votre centre de données.

Jennifer Blum

Personne de contact pour les événements du campus

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Notes de mise à jour

FAQ

Réponses aux questions les plus fréquentes

Est-il possible de mettre en place des contingents pour un nombre minimal et/ou maximal de participants ?

Oui, et Campus Events peut les surveiller automatiquement. si un quota est épuisé, les participants peuvent s'inscrire sur une liste d'attente.

J'aimerais avoir un outil simple avec des événements gratuits. Est-ce possible ?

Campus Events est conçu de manière modulaire. Outre la version de base, qui comprend déjà les fonctions les plus importantes, vous pouvez décider si vous avez besoin d'autres modules et les ajouter à tout moment :

Paypal et facturation automatique avec le module "Événements payants".
Travailler avec votre équipe et d'autres équipes pour elles-mêmes avec le module "Colocation".
Connexion pour les étudiants avec le mot de passe standard avec le module "LDAP et Shibboleth".
Gérer les cours et les conditions de participation avec le module "Cours".

Si vous n'êtes pas sûr(e) de savoir quel module est pertinent pour vous, nous nous tenons à votre disposition pour vous conseiller !

Est-il possible de créer et de facturer des formations payantes ?

Oui, et le paiement est possible sur facture (paiement anticipé) ou via PayPal / carte de crédit. Différents niveaux de prix sont possibles, par exemple pour les étudiants, les collaborateurs, etc. L'envoi de la facture par PDF se fait directement après l'achat en ligne. Pour le transfert des données à votre comptabilité, il est possible de définir des numéros de débiteurs et des centres de coûts.

Condition préalable : le module supplémentaire "manifestations payantes".

Puis-je proposer des événements payants sans réserver un module supplémentaire ?

Oui, vous pouvez indiquer un prix pour chaque événement, mais vous devez alors vous occuper vous-même de tout ce qui y est lié.

Le module supplémentaire "Manifestations payantes" est un peu plus pratique et vous épargne une partie du travail :

Les participants paient par PayPal / carte de crédit.
Le statut est automatiquement mis sur "payé".
Le commanditaire reçoit une facture

Campus Events peut-il également être exploité dans notre centre de calcul ?

Oui, Campus Events peut également être exploité dans le centre informatique de votre université. Un système Linux actuel comme Ubuntu ou Debian est suffisant. Veuillez néanmoins vérifier notre configuration requise ou nous demander si elle est compatible avec votre système.

Vers la FAQ

Des clients satisfaits

Ces clients utilisent avec succès Campus Events

Caractéristiques du produit

Débordé de travail ? Avec Campus Events, vous avez enfin trouvé votre nouveau/nouvelle collègue qui soutiendra activement votre équipe !

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Événements & Dates

Avec Campus Events, vous organisez facilement des événements et des rendez-vous. Les événements peuvent être des événements uniques à un moment spécifique, d'une journée ou de plusieurs jours, y compris des séries d'événements récurrents. Les événements comprennent des annonces à des moments précis ou des périodes d'inscription des participants, comme les périodes de fermeture à Noël.

Créer des événements et les faire annoncer

Vous saisissez les données clés de votre nouvel événement de manière centralisée dans Campus Events ou vous copiez un événement existant et l'adaptez simplement. Après la publication de votre événement, il sera présenté dans Campus Events de manière optimisée pour le référencement. Si vous le souhaitez, les données de tous les événements peuvent être transférées automatiquement sur votre site Internet. Cela se fait via une interface que vous pouvez consulter vous-même ou via des extensions TYPO3 gratuites.

Inscription et participation

Campus Events permet aux participants de s'inscrire facilement. Vous pouvez vous inscrire, vous connecter ou (si vous le souhaitez) vous désinscrire. L'inscription peut se faire soit via un panier, soit via une inscription rapide.

Campus Events propose des options de participation gratuites et payantes et permet le paiement par facture ou PayPal. Il prend en charge différents niveaux de prix pour différents groupes cibles tels que les étudiants, les employés et les diplômés. Les factures sont générées automatiquement au format PDF et peuvent être munies de numéros de débiteurs et de centres de coûts.

Gestion des participants

Avec Campus Events, vous avez à tout moment un aperçu actualisé de tous les participants. Vous pouvez envoyer des e-mails en masse aux participants et/ou à la liste d'attente, exporter les données des participants vers Excel et générer des listes de participants, des listes de signatures et des badges en un seul clic. Les certificats des participants sont mis à disposition au format PDF dans la zone des participants et vous pouvez envoyer des documents à tous les participants.

Événements sur votre site web

Campus Events soutient l'optimisation automatique des moteurs de recherche (SEO) grâce à des données structurées. Toutes les données des événements peuvent être transférées par exportation automatique des données (par interface) sur des sites web (par ex. TYPO3), sur des écrans, des systèmes d'information sur les bâtiments et d'autres systèmes.

Pour TYPO3, vous pouvez obtenir gratuitement des extensions TYPO3 pour les événements et les dates. D'autres systèmes peuvent utiliser l'interface ouverte (REST API) pour le transfert individuel de données.

Rapidement prêt à l'emploi

Pour utiliser Campus Events, vous n'avez pas besoin d'un long projet informatique. Nous l'hébergeons pour vous en toute sécurité en Allemagne, conformément au RGPD (SaaS, Software as a Service). Vous n'avez pas besoin de vos propres serveurs et centres de calcul, à moins que vous ne souhaitiez que votre service informatique l'exploite dans le centre de calcul de votre université.

Aperçu des fonctions

Aperçu

Tous les événements et dates dans un seul système
Compatible avec les mandants : Chaque département n'a accès qu'à ses propres événements et participants.
Listes de manifestations pour les événements internes et publics
Manifestations d'un jour ou de plusieurs jours et séries de manifestations
Transfert automatique des données vers votre site web et les écrans d'affichage en interne
Inscription des participants en libre-service 7/24/365
Fonction de liste d'attente automatique

Inscription / participation

Participation gratuite ou payante
Paiement sur facture (paiement anticipé) ou via PayPal
Avec panier ou comme inscription rapide
Niveaux de prix : étudiants, collaborateurs, diplômés, ...
La facture est générée au format PDF
Numéro de débiteur, centres de coûts
Respect automatique de la date limite d'inscription
Les contingents légaux (nombre minimum et maximum de participants) sont surveillés et respectés.

Gestion des participants

Listes des participants actualisées à tout moment
Fonction d'envoi massif d'e-mails aux participants et/ou à la liste d'attente
Exportation des participants vers Excel
Liste des participants, liste des signatures et badges en 1 clic
Certificats de participants au format PDF dans la zone des participants
Envoi de documents à tous les participants

Bases de données internes

Dans Campus Events, les informations fréquemment utilisées peuvent être centralisées. Pour chaque événement, les informations peuvent être sélectionnées dans ces bases de données internes :

Catégories : Thème, Groupe cible
Contacts / personnes de contact
Lieux de l'événement
Organisateurs
Speakers / tuteurs / conférenciers
Sponsors / partenaires / soutiens
Paramètres techniques
Prêt à l'emploi en une journée seulement
Transition en douceur à partir de la procédure actuelle
Effort pour votre service informatique : 0 - 20 minutes
optimisation automatique des moteurs de recherche (SEO) grâce à des données structurées
transfert automatique des données vers les sites web et les moniteurs par
Conformité au DSGVO (GDPR) by design et by default
hébergement SaaS en Allemagne avec 100% d'électricité verte
alternative : hébergement onPremise