Campus Events est une plateforme conviviale qui permet de gagner du temps dans la gestion de vos événements et de vos rendez-vous. Vos événements sont présentés en ligne et les participants peuvent s'inscrire 24 heures sur 24, sans avoir besoin d'envoyer des e-mails, de la paperasse ou des feuilles de calcul Excel.
En tant qu'établissement d'enseignement, vous publiez en permanence des dates et invitez des personnes à des événements. Les événements ne doivent pas seulement être planifiés et coordonnés. Les informations à ce sujet sont publiées à de nombreux endroits facilement accessibles. Enfin, les participants doivent être gérés et encadrés. L'exécution consciencieuse et fiable de toutes les tâches exige beaucoup de communication, de temps et parfois aussi de bons nerfs.
Pour vous aider au mieux, nous avons, depuis 2010, constamment développé notre système Campus Events et l'avons optimisé spécialement pour l'utilisation dans les universités. Mais il peut également être utilisé dans d'autres secteurs, car la diversité des possibilités et des fonctions permettant de gagner du temps, qui ont été développées en concertation avec nos clients, couvre de très nombreuses applications. Avec Campus Events, vous pouvez vous concentrer sur le contenu de vos événements, tandis que le logiciel vous décharge de nombreuses tâches administratives et les automatise.
Aperçu
Plus d'automatisation et une meilleure vue d'ensemble grâce aux Campus Events
Gestion centralisée avec vue d'ensemble complète : organisez les inscriptions et les désinscriptions, les listes d'attente, les informations sur les participants et les factures pour les événements d'un jour ou de plusieurs jours ainsi que les séries d'événements.
Automatisez tout ce qui vous prenait du temps jusqu'à présent : Confirmation d'inscription par e-mail, listes de signatures, listes de participants, badges, présentoirs de table, e-mails de masse aux participants ou uniquement aux personnes sur liste d'attente.
Libre-service pour les personnes intéressées : les participants peuvent s'inscrire à tout moment. Si le contingent fixé est épuisé, les intéressés se retrouvent automatiquement sur la liste d'attente, si vous le souhaitez.
Sans installation, sans charge pour votre informatique : Campus Events fonctionne conformément au RGPD sur nos serveurs en Allemagne. Vous pouvez immédiatement mettre en place des événements, des participants et des procédures. Vous ne voulez pas d'un logiciel en tant que service (SaaS), alors vous pouvez aussi exploiter Campus Events dans votre centre de données.
Jennifer Blum
Personne de contact pour les événements du campus
FAQ
Réponses aux questions les plus fréquentes
Oui, et Campus Events peut les surveiller automatiquement. si un quota est épuisé, les participants peuvent s'inscrire sur une liste d'attente.
Campus Events est conçu de manière modulaire. Outre la version de base, qui comprend déjà les fonctions les plus importantes, vous pouvez décider si vous avez besoin d'autres modules et les ajouter à tout moment :
- Paypal et facturation automatique avec le module "Événements payants".
- Travailler avec votre équipe et d'autres équipes pour elles-mêmes avec le module "Colocation".
- Connexion pour les étudiants avec le mot de passe standard avec le module "LDAP et Shibboleth".
- Gérer les cours et les conditions de participation avec le module "Cours".
Si vous n'êtes pas sûr(e) de savoir quel module est pertinent pour vous, nous nous tenons à votre disposition pour vous conseiller !
Oui, et le paiement est possible sur facture (paiement anticipé) ou via PayPal / carte de crédit. Différents niveaux de prix sont possibles, par exemple pour les étudiants, les collaborateurs, etc. L'envoi de la facture par PDF se fait directement après l'achat en ligne. Pour le transfert des données à votre comptabilité, il est possible de définir des numéros de débiteurs et des centres de coûts.
Condition préalable : le module supplémentaire "manifestations payantes".
Oui, vous pouvez indiquer un prix pour chaque événement, mais vous devez alors vous occuper vous-même de tout ce qui y est lié.
Le module supplémentaire "Manifestations payantes" est un peu plus pratique et vous épargne une partie du travail :
- Les participants paient par PayPal / carte de crédit.
- Le statut est automatiquement mis sur "payé".
- Le commanditaire reçoit une facture
Oui, Campus Events peut également être exploité dans le centre informatique de votre université. Un système Linux actuel comme Ubuntu ou Debian est suffisant. Veuillez néanmoins vérifier notre configuration requise ou nous demander si elle est compatible avec votre système.
Gestion des événements à la Hochschule Geisenheim University
Avec le service de gestion des événements, nous devons gérer un grand nombre de rendez-vous très différents. Avec Campus Events, nous disposons enfin d'un outil polyvalent qui nous permet de gérer nos événements. Nous les gérons à un endroit central et pouvons les présenter à n'importe quel endroit grâce à l'interface avec le site web. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs. Les possibilités offertes par le système (par exemple pour les événements soumis à inscription) sont étonnamment vastes et nous font gagner beaucoup de temps.
Anne GrimmichHochschule Geisenheim University
Campus Events simplifie la cérémonie de fin d'études
Brain Appeal nous a fourni un programme de billetterie afin d'assurer le bon déroulement de la commande de billets pour la cérémonie de remise des diplômes de l'université de Ludwigshafen. Brain Appeal a adapté le système aux besoins de l'université (notamment les différents prix d'entrée) et a également assuré la maintenance dans le back-office. Le service ainsi que la communication ont été optimaux. Nous sommes satisfaits et souhaitons conserver le système de billetterie en ligne pour les événements futurs. Nous pouvons donc recommander Brain Appeal en toute bonne conscience.
Fête des diplômés avec plus de 3 000 invités
Depuis l'introduction du système de commande de billets en 2011, que nous utilisons entre autres pour la fête annuelle des diplômés avec plus de 3.000 invités, le travail s'est considérablement simplifié pour nous. Les collaborateurs/trices de Brain Appeal GmbH ont créé pour nous un système qui fonctionne sans problème et qui est facile à utiliser. Nous pouvons nous fier entièrement au système, tant pour les commandes de billets que pour le contrôle des entrées. Les modifications et les mises à jour sont toujours effectuées avec soin et rapidité par les collaborateurs/trices sympathiques.
Birgit SchlenkerDuale Hochschule Baden-Württemberg
Des clients satisfaits
Ces clients utilisent avec succès Campus Events
Caractéristiques du produit
Débordé de travail ? Avec Campus Events, vous avez enfin trouvé votre nouveau/nouvelle collègue qui soutiendra activement votre équipe !
Événements & Dates
Avec Campus Events, vous organisez facilement des événements et des rendez-vous. Les événements peuvent être des événements uniques à un moment spécifique, d'une journée ou de plusieurs jours, y compris des séries d'événements récurrents. Les événements comprennent des annonces à des moments précis ou des périodes d'inscription des participants, comme les périodes de fermeture à Noël.
Créer des événements et les faire annoncer
Vous saisissez les données clés de votre nouvel événement de manière centralisée dans Campus Events ou vous copiez un événement existant et l'adaptez simplement. Après la publication de votre événement, il sera présenté dans Campus Events de manière optimisée pour le référencement. Si vous le souhaitez, les données de tous les événements peuvent être transférées automatiquement sur votre site Internet. Cela se fait via une interface que vous pouvez consulter vous-même ou via des extensions TYPO3 gratuites.
Inscription et participation
Campus Events permet aux participants de s'inscrire facilement. Vous pouvez vous inscrire, vous connecter ou (si vous le souhaitez) vous désinscrire. L'inscription peut se faire soit via un panier, soit via une inscription rapide.
Campus Events propose des options de participation gratuites et payantes et permet le paiement par facture ou PayPal. Il prend en charge différents niveaux de prix pour différents groupes cibles tels que les étudiants, les employés et les diplômés. Les factures sont générées automatiquement au format PDF et peuvent être munies de numéros de débiteurs et de centres de coûts.
Créer des événements et les faire annoncer
Vous saisissez les données clés de votre nouvel événement de manière centralisée dans Campus Events ou vous copiez un événement existant et l'adaptez simplement. Après la publication de votre événement, il sera présenté dans Campus Events de manière optimisée pour le référencement. Si vous le souhaitez, les données de tous les événements peuvent être transférées automatiquement sur votre site Internet. Cela se fait via une interface que vous pouvez consulter vous-même ou via des extensions TYPO3 gratuites.
Gestion des participants
Avec Campus Events, vous avez à tout moment un aperçu actualisé de tous les participants. Vous pouvez envoyer des e-mails en masse aux participants et/ou à la liste d'attente, exporter les données des participants vers Excel et générer des listes de participants, des listes de signatures et des badges en un seul clic. Les certificats des participants sont mis à disposition au format PDF dans la zone des participants et vous pouvez envoyer des documents à tous les participants.
Événements sur votre site web
Campus Events prend en charge l'optimisation automatique des moteurs de recherche (SEO) grâce à des données structurées et permet l'exportation automatique des données sur des sites web (par ex. TYPO3), sur des moniteurs, des systèmes d'information sur les bâtiments et d'autres systèmes.
Rapidement prêt à l'emploi
Pour utiliser Campus Events, vous n'avez pas besoin d'un long projet informatique. Nous l'hébergeons pour vous en toute sécurité en Allemagne, conformément au RGPD (SaaS, Software as a Service). Vous n'avez pas besoin de vos propres serveurs et centres de calcul, à moins que vous ne souhaitiez que votre service informatique l'exploite dans le centre de calcul de votre université.
Aperçu des fonctions
Aperçu
- Tous les événements et dates dans un seul système
- Compatible avec les mandants : Chaque département n'a accès qu'à ses propres événements et participants.
- Listes de manifestations pour les événements internes et publics
- Manifestations d'un jour ou de plusieurs jours et séries de manifestations
- Transfert automatique des données vers votre site web et les écrans d'affichage en interne
- Inscription des participants en libre-service 7/24/365
- Fonction de liste d'attente automatique
Inscription / participation
- Participation gratuite ou payante
- Paiement sur facture (paiement anticipé) ou via PayPal
- Avec panier ou comme inscription rapide
- Niveaux de prix : étudiants, collaborateurs, diplômés, ...
- La facture est générée au format PDF
- Numéro de débiteur, centres de coûts
- Respect automatique de la date limite d'inscription
- Les contingents légaux (nombre minimum et maximum de participants) sont surveillés et respectés.
Gestion des participants
- Listes des participants actualisées à tout moment
- Fonction d'envoi massif d'e-mails aux participants et/ou à la liste d'attente
- Exportation des participants vers Excel
- Liste des participants, liste des signatures et badges en 1 clic
- Certificats de participants au format PDF dans la zone des participants
- Envoi de documents à tous les participants
Bases de données internes
Dans Campus Events, les informations fréquemment utilisées peuvent être centralisées. Pour chaque événement, les informations peuvent être sélectionnées dans ces bases de données internes :
- Catégories : Thème, Groupe cible
- Contacts / personnes de contact
- Lieux de l'événement
- Organisateurs
- Speakers / tuteurs / conférenciers
- Sponsors / partenaires / soutiens
- Paramètres techniques
- Prêt à l'emploi en une journée seulement
- Transition en douceur à partir de la procédure actuelle
- Effort pour votre service informatique : 0 - 20 minutes
- optimisation automatique des moteurs de recherche (SEO) grâce à des données structurées
- transfert automatique des données vers les sites web et les moniteurs par
- Conformité au DSGVO (GDPR) by design et by default
- hébergement SaaS en Allemagne avec 100% d'électricité verte
- alternative : hébergement onPremise
Contact
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