Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement für Hochschulen

Die unsichtbare Zeitfalle der Veranstaltungsorganisation

Man schreibt eine Veranstaltung aus, verschickt Einladungen und erwartet einen reibungslosen Anmeldeprozess. Aber stattdessen? Ein endloses Hin und Her per E-Mail, Excel und Telefon. Willkommen in der Welt der universitären Veranstaltungsorganisation, in der mehr Zeit mit der Datenpflege als mit der eigentlichen Planung verbracht wird:

Einladungen per E-Mail werden doppelt oder gar nicht verschickt und die TeilnehmerInnen sind verwirrt, weil sie entweder mehrmals dieselbe Einladung erhalten oder gar nicht wissen, ob sie überhaupt eingeplant sind. Rückmeldungen gehen verloren. Anmeldungen und Änderungen von Teilnehmern gehen per E-Mail ein, landen aber nicht automatisch in der Teilnehmerliste. Manuelles Nachtragen mit allen Risiken von Übertragungsfehlern ist die Folge.

Ist Excel schon Ihr zweites Zuhause geworden? Sie jonglieren mit mehreren Tabellen, kopieren Teilnehmerlisten von einer Datei in die andere und suchen nach der aktuellsten Version, während Kollegen versehentlich eine andere Liste bearbeiten.

Plötzlich eine kurzfristige Änderung? Wer informiert jetzt alle? Wer stellt sicher, dass wirklich jeder Bescheid weiß? Mühsam eine Rundmail verfassen und hoffen, niemanden zu übersehen.

Der Denkfehler ist "Es funktioniert ja irgendwie…". Viele glauben, das sei einfach ein "normaler Arbeitsaufwand". Veranstaltungen zu organisieren war eben schon immer manuell, nämlich mit Excel-Tabellen, E-Mail-Verläufen und Kalender-Ping-Pong.

Aber das ist ein Irrtum! Denn was hier wirklich passiert, ist eine schleichende Zeitverschwendung, die sich Tag für Tag summiert: Doppelte Arbeit, Missverständnisse und ständige Rückfragen. Eines ist sicher: Solange alles so bleibt, wird jede neue Veranstaltung zur gleichen chaotischen Herausforderung und man dreht sich immer weiter im Kreis.

Was könnte stattdessen alles möglich sein, wenn diese Prozesse einfach automatisiert wären?

Campus Events ist eine benutzerfreundliche Plattform, die das Verwalten Ihrer Veranstaltungen und Termine zeitsparend gestaltet. Ihre Events werden online präsentiert, und Teilnehmer können sich rund um die Uhr anmelden – ganz ohne E-Mails, Papierkram oder Excel-Tabellen.

Als Bildungseinrichtung veröffentlichen Sie laufend Termine und laden Menschen zu Veranstaltungen ein. Veranstaltungen müssen nicht nur geplant und koordiniert werden. Informationen darüber werden an vielen Stellen leicht zugänglich veröffentlicht. Und nicht zuletzt müssen die Teilnehmer verwaltet und betreut werden. Die gewissenhafte und zuverlässige Durchführung aller Aufgaben erfordert viel Kommunikation, Zeit und mitunter auch gute Nerven.

Um Ihnen bestmöglich unter die Arme zu greifen, haben wir seit dem Jahr 2010 unser System Campus Events stetig weiterentwickelt und speziell für den Einsatz an Hochschulen optimiert. Es ist aber auch in anderen Branchen sehr gut einsetzbar, denn die Vielfalt der Möglichkeiten und zeitsparenden Funktionen, die in Abstimmung mit unseren Kunden entstand, deckt jeden nur sehr viele Einsatzzwecke ab. Mit Campus Events können Sie sich auf die inhaltliche Gestaltung Ihrer Veranstaltungen konzentrieren, während die Software Ihnen viele administrative Aufgaben abnimmt und sie automatisiert.

Überblick

Mehr Automation und mehr Übersicht durch Campus Events

Zentrale Verwaltung mit vollständiger Übersicht: Organisieren Sie An- und Abmeldungen, Wartelisten, Teilnehmerinformationen und Rechnungen für eintägige oder mehrtägige Veranstaltungen sowie Eventserien.

Automatisieren Sie alles, was Sie bisher Zeit kostet: Anmeldebestätigung per Mail, Unterschriftenlisten, Teilnehmerlisten, Namensschilder, Tischaufsteller, Massenmails an Teilnehmende oder nur an die Personen auf der Warteliste.

Self-Service für Interessierte: Teilnehmende können sich jederzeit registrieren. Ist das eingestellte Kontingent erschöpft landen Interessenten automatisch auf der Warteliste, falls Sie das wünschen.

Ohne Installation, ohne Belastung Ihrer IT: Campus Events läuft DSGVO-konform auf unseren Servern in Deutschland. Sie können sofort Events, Teilnehmer und Abläufe einrichten. Sie wollen kein Software as a Service (SaaS), dann können Sie Campus Events auch in Ihrem Rechenzentrum betreiben.

Dipl.-Ing (FH) Jörg Oswald, M.Sc.

Geschäftsführer, Product Lead

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Diese Kunden vertrauen Campus Events

FAQ

Antworten auf die häufigsten Fragen

Können Kontingente für Mindest- und/oder Maximalteilnehmerzahlen eingerichtet werden?

Ja, und Campus Events kann sie automatisch überwachen. wenn ein Kontingent erschöpft ist, können Teilnehmer sich auf eine Warteliste setzen lassen.

Ich möchte ein einfaches Tool mit kostenlosen Veranstaltungen haben. Ist das möglich?

Campus Events ist modular aufgebaut. Neben der Basis Version, die schon die wichtigsten Funktionen mitbringt, können Sie entscheiden, ob Sie Bedarf für weitere Module haben und diese jederzeit dazu nehmen:

Paypal und automatische Rechnungsstellung mit dem Modul “Kostenpflichtigen Veranstaltungen”
Arbeiten mit Ihrem Team und andere Teams für sich mit dem Modul “Mandantenfähigkeit”
Login für Studierende mit dem Standardpasswort mit dem Modum “LDAP und Shibboleth”
Verwalten von Kursen und Teilnahmevoraussetzungen mit dem Modum “Kurse"

Falls Sie unsicher sind, welches Modul für Sie relevant ist, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite!

Können kostenpflichtige Veranstaltungen angelegt und abgerechnet werden?

Ja, und die Bezahlung ist per Rechnung (Vorauskasse) oder via PayPal / Kreditkarte möglich. Es sind verschiedene Preisstufen für z.B. Studierende, Mitarbeitende etc. möglich. Der Rechnungsversand per PDF erfolgt direkt nach dem Online-Kauf. Zur Übergabe der Daten an Ihre Buchhaltung können Debitorennummern und Kostenstellen hinterlegt werden.

Voraussetzung ist das Zusatzmodul “kostenpflichtige Veranstaltungen”

Darf ich kostenpflichtige Veranstaltungen anbieten, ohne ein Zusatzmodul zu buchen?

Ja! Sie können einen Preis bei jeder Veranstaltungen angeben, müssen sich dann aber selbst um alles, was damit verbunden ist kümmern.

Etwas komfortabler geht es mit dem Zusatzmodul “Kostenpflichtige Veranstaltungen", das Ihnen einiges an Arbeit abnimmt:

Teilnehmer bezahlen per PayPal / Kreditkarte
Der Status wird automatisch auf “bezahlt” gesetzt
Der Besteller erhält eine Rechnung

Kann Campus Events auch in unserem Rechenzentrum betrieben werden?

Ja, Campus Events kann auch in Ihrem Hochschul-Rechenzentrum betrieben werden. Ein aktuelles Linux System wir Ubuntu oder Debian reicht hier aus. Bitte prüfen Sie dennoch unsere Systemvoraussetzungen oder fragen Sie uns nach Kompatibilität mit Ihren Systemen.

Zu den FAQs

Produkt-Features

Überlastet? Mit Campus Events haben Sie endlich Ihre/n neuen Kollege/in gefunden, der Ihr Team tatkräftig unterstützt!

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Veranstaltungen & Termine

Mit Campus Events organisieren Sie mühelos Veranstaltungen und Termine. Veranstaltungen können einmalige Events zu einem spezifischen Zeitpunkt sein, sowohl eintägig als auch mehrtägig, einschließlich wiederkehrender Veranstaltungsserien. Termine umfassen Ankündigungen zu bestimmten Zeitpunkten oder Zeiträumen mit Teilnehmeranmeldung, wie beispielsweise Schließzeiten über Weihnachten.

Veranstaltungen erstellen und Anzeigen lassen

Die Eckdaten Ihrer neuen Veranstaltung pflegen Sie zentral in Campus Events ein oder Sie kopieren eine bestehende Veranstaltung und passen diese einfach an. Nach der Veröffentlichung Ihrer Veranstaltung wird sie SEO-optimiert in Campus Events dargestellt. Auf Wunsch werden die Daten aller Veranstaltungen automatisch auf Ihre Internetseite übertragen werden. Dies erfolgt über eine Schnittstelle, die Sie selbst abfragen können oder über kostenlose TYPO3 Extensions.

Registrierung und Teilnahme

Campus Events ermöglicht die einfache Registrierung für Teilnehmern. Sie können sich selbst registrieren, anmelden oder (wenn gewünscht) wieder stornieren. Die Registrierung kann entweder über einen Warenkorb oder als Schnellregistrierung erfolgen.

Campus Events bietet sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Teilnahmeoptionen und ermöglicht die Zahlung per Rechnung oder PayPal. Es unterstützt unterschiedliche Preisstufen für verschiedene Zielgruppen wie Studenten, Mitarbeiter und Absolventen. Rechnungen werden automatisch als PDF generiert und können mit Debitor-Nummern und Kostenstellen versehen werden.

Teilnehmerverwaltung

Mit Campus Events haben Sie jederzeit eine aktuelle Übersicht über alle Teilnehmer. Sie können Massen-E-Mails an Teilnehmer und/oder die Warteliste senden, Teilnehmerdaten nach Excel exportieren und mit einem Klick Teilnehmerlisten, Unterschriftenlisten und Namensschilder generieren. Teilnehmerzertifikate werden als PDF im Teilnehmerbereich bereitgestellt, und Sie können Dokumente an alle Teilnehmer senden.

Events auf Ihrer Website

Campus Events unterstützt automatische Suchmaschinenoptimierung (SEO) durch strukturierte Daten. Alle Veranstaltungsdaten können per automatischen Datenexport (per Schnittstelle) auf Websites (z.B. TYPO3), auf Monitore, Gebäude-Informationssysteme und in andere Systeme übertragen werden.

Für TYPO3 erhalten Sie kostenlose TYPO3 Extensions für Veranstaltungen und Termine. Andere Systeme können die offene Schnittstelle (REST API) für den individuellen Datentransfer nutzen.

Schnell einsatzbereit

Um Campus Events einzusetzen, steht Ihnen kein langes IT-Projekt bevor. Es wird von uns für Sie DSGVO-konform in Deutschland sicher gehostet (SaaS, Software as a Service). Sie benötigen dafür keine eigenen Server und Rechenzentren – es sei denn, Sie möchten es in Ihrem Hochschul-Rechenzentrum durch Ihre IT-Abteilung betreiben.

Funktionsübersicht

Überblick

Alle Veranstaltungen und Termine in einem System
Mandantenfähig: Jede Abteilung greift nur auf eigenen Veranstaltungen und Teilnehmer zu.
Veranstaltungslisten für interne und öffentliche Events
Eintägige oder mehrtägige Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen
Automatische Datenübergabe an Ihre Webseite und Displays im Haus
Anmeldung von Teilnehmer als 7/24/365 Self-Service
Automatische Wartelistenfunktion

Anmeldung / Teilnahme

Kostenlose und kostenpflichtige Teilnahme
Bezahlung per Rechnung (Vorauskasse) oder via PayPal
Mit Warenkorb oder als Schnellanmeldung
Preisstufen: Studenten, Mitarbeiter, Absolventen, …
Rechnung werden als PDF generiert
Debitorennummer, Kostenstellen
Automatische Einhaltung des Anmeldeschlusses
Gesetzte Kontingente (Mindest- und Maximalteilnehmerzahl) werden überwacht und eingehalten

Teilnehmer-Management

Jederzeit aktuelle Teilnehmerlisten
Massen-E-Mail Funktion an Teilnehmer und/oder die Warteliste
Teilnehmer Export zu Excel
Teilnehmerliste, Unterschriftenliste und Namensschilder mit 1 Klick
Teilnehmerzertifikate als PDF im Teilnehmerbereich
Dokumente versenden an alle Teilnehmer

Interne Datenbanken

In Campus Events können häufig verwendete Angaben zentral abgelegt werden. Bei jeder Veranstaltung lassen sich die Informationen aus diesen internen Datenbanken auswählen: