Häufige Fragen zu Campus Mails

Es gibt mehrere Vorteile von Campus Mail im Vergleich zu anderen Newsletter-Systemen. Bei Campus Mails gilt:

  • Anbindung eigener Datenquellen und automatische Aktualisierung
  • Versenden über die eigene Infrastruktur
  • Sehr einfache Bedienung auch für ungeübte Anwender
  • Hosting in Deutschland
  • Keine Nutzung ausländische Cloud Anbieter (Amazon AWS, Google Cloud, Microsoft, …)

Bei vielen anderen Anbietern ist der Datenschutz ein großes Problem. Oft werden internationale Anbieter als Cloud-Lösung angeboten, bei denen die Rechtslage nicht eindeutig geklärt ist. 

Außerdem ist die Software bei anderen Anbietern meist nur nach intensivem Studium / Schulung möglich und die Gefahr, dass Mitarbeitende sich "künstlerisch austoben" schwingt immer mit und ärgert den Corporate Design Beauftragten.

Die Bedienung ist auch für gelegentliche Nutzer des Systems sehr intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet, sodass auch Mitarbeiter, die das System nicht regelmäßig verwenden, sich schnell zurechtfinden können.

Ja,  Campus Mails mandantenfähig? Somit können einzelne Abteilungen, Fachbereiche oder auch die STUV oder der Asta Massenmails versenden.

Verteilerlisten sind Empfängerlisten, die sich durch dem Import von Daten aus Drittsystemen speisen. In Campus Mails kann der Zugriff auf die Listen und damit auch auf die Empfänger ganz genau einstellen. So kann beispielsweise ein User der STUV nur für die STUV bestimmte Verteilerlisten nutzen, aus Gründen des Datenschutzes OHNE zu sehen, welche Empfänger in der jeweiligen Liste enthalten sind.

Verteilerliste sind Listen mit Empfängern. Es gibt 2 Typen von Verteilerlisten:

  1. Von einer anderen Datenquelle gespeist 
  2. Über ein in Ihrer Webseite hinterlegtes Snippet (Newsletter Anmeldeformular) durch Interessenten selbst gefüllt

Ein Beispiel für Verteilerlisten, die aus einer anderen Datenquelle (LDAP, Active Directory oder CRM-Systeme) gespeist werden, sind folgende:

  • Alle Erstsemester
  • Alle Studierende der Fakultät Wirtschaft
  • Alle Studierende der Fakultät Technik
  • Alle Mitarbeitende
  • Alle Dozierende
  • Alle Professorinnen und Professoren
  • Alle Personen, die in Gebäude "E" ihr Büro haben

Der Zugriff auf Verteilerlisten lässt sich einstellen. So kann nicht jeder User auf alle Verteilerlisten zugreifen. So kann beispielsweise die STUV nur an definierte Verteilerlisten versenden.

Das selbständige Abmelden von Verteilerlisten für Empfänger lässt ausschalten. Somit erhalten z.B. Studierende, die sie anschreiben müssen und die Ihre E-Mail erhalten müssen, auf jeden Fall Ihre Nachricht.

 

Ja, mit Campus Mails können auch große Dateianhänge versendet werden. Das System ermöglicht es, Anhänge von 100MB oder mehr ohne Belastung der eigenen Infrastruktur zu verteilen. Anstatt die Dateien direkt zu versenden, werden sie auf den Campus Mails Server geladen, und die Empfänger erhalten automatisch einen Link zum Download der Anhänge. Dies reduziert die Belastung auf Ihren E-Mail-Server erheblich und erleichtert den Versand großer Dateien an Tausende von Empfängern.

Die E-Mails werden über Ihre eigenen Mailserver versendet, wenn Sie Campus Mails nutzen. Dieses Vorgehen verbessert die Absender-Reputation und minimiert das Risiko, dass die E-Mails als Spam markiert werden. Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, die Belastung Ihrer E-Mail-Infrastruktur zu steuern, indem Sie die Anzahl der E-Mails pro Zeitintervall anpassen können. Campus Mails integriert sich somit nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und nutzt die vorhandenen Ressourcen effizient.

Ja, ein individuelles E-Mail-Layout ist mit Campus Mails möglich. Das System erlaubt die Erstellung von maßgeschneiderten Templates, die Ihrem Corporate Design entsprechen und für verschiedene Anlässe oder Projekte angepasst werden können. Diese Templates sind nicht nur CD-konform, sondern auch minimalistisch und einfach zu bedienen, um den Zeitaufwand für Redakteure bei der Erstellung von Newslettern zu minimieren. So können Sie sicherstellen, dass jede versendete E-Mail exakt Ihren Gestaltungsvorgaben entspricht.

Es gibt 4 Wege, Empfänger in Campus Mails zu hinterlegen, damit Sie per Massen-E-Mail angeschrieben werden können.

  1. Anbindung von Datenquellen
  2. Verteilergruppe “Newsletter”
  3. Upload einer CSV Datei
  4. Copy & Paste 

Durch die Anbindung von Datenquellen an Campus Mails werden Ihre Empfänger regelmäßig aktualisiert und zur Auswahl angeboten. Meist werden hier LDAP, Active Directory oder CRM-Systeme angebunden und nach definierten Kriterien Verteilergruppen in Campus Mails erstellt.

Für das versenden eines Newsletters stellt Campus Mails Verteilergruppen zur Verfügung. Diese können ebenfalls als Empfänger ausgewählt werden.

Zudem kann eine CSV Datei mit Namen und E-Mail Adressen hochgeladen werden. 

Per Copy & Paste können einzelne E-Mail Adressen oder mehrere auf Einmal ganz einfach in Campus Mails eingefügt werden. Dabei werden die E-Mail Adressen direkt geprüft.

Je mach Verteilergruppen unterscheiden gibt es unterschiedliche Methoden der Aktualisierung.

Bei angebundenen Datenquellen wie LDAP, Active Directory oder CRM-Systeme werden die Empfänger regelmäßig zu definierten Zeiten aktualisiert. D.h. die Empfängerdaten in den jeweiligen Verteilergruppen sind immer auf dem neuesten Stand.

Bei der Verteilergruppe “Newsletter” können sich die Empfänger selbst eintragen und auch wieder austragen. Die Liste der Newsletter-Empfänger aktualisiert sich hier ebenfalls von selbst.

Beim Einsatz von Campus Mails als Software-as-a-Service (SaaS) Lösung, ist die einzige Voraussetzung, dass Sie ein SMTP Postfach zum Einliefern der E-Mails für Campus Mails bereitstellen. Dieses muss von extern erreichbar sein und darf keine 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert haben. Für eine höhere Sicherheit sollte die Firewall auf die Campus Mails IP-Adresse eingestellt werden.

Für den On-Premises Einsatz von Campus Mails ist ebenfalls eine SMTP Postfach notwendig. Alternativ können Sie Ihren Server so einstellen, dass die Anwendung über “localhost" versenden kann. Das weitere E-Mail Routing liegt dann in Ihrer Hand.

Jennifer Blum

Jennifer Blum

Ansprechperson für Campus Mails

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Jennifer Blum

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Projekt Managerin, Product Lead

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