I vantaggi di Campus Mail rispetto ad altri sistemi di newsletter sono molteplici. Quanto segue si applica a Campus Mail:

• Collegamento delle proprie fonti di dati e aggiornamento automatico
• Invio tramite la propria infrastruttura
• Molto facile da usare, anche per gli utenti meno esperti
• Hosting in Germania
• Nessun utilizzo di provider cloud stranieri (Amazon AWS, Google Cloud, Microsoft, ...)

La protezione dei dati è un problema importantecon molti altri provider. I provider internazionali sono spesso offerti come soluzioni cloud in cui la situazione legale non è chiara. 

Inoltre, il software di altri provider è solitamente possibile solo dopo un intenso studio/formazione e il rischio che i dipendenti "si sfoghino artisticamente" risuona sempre e infastidisce il responsabile del design aziendale.

Il funzionamento è molto intuitivo e facile da usare anche per gli utenti occasionali del sistema, in modo che anche i dipendenti che non lo utilizzano regolarmente possano orientarsi rapidamente.

Sì,  Campus Mails è multi-client? Ciò significa che i singoli dipartimenti, le facoltà, lo STUV o l'Asta possono inviare e-mail di massa.

Le liste di distribuzione sono elenchi di destinatari che vengono alimentati importando dati da sistemi terzi. In Campus Mails, l'accesso alle liste e quindi anche ai destinatari può essere impostato in modo molto preciso. Ad esempio, un utente dello STUV può utilizzare solo le liste di distribuzione destinate allo STUV, per motivi di protezione dei dati, SENZA vedere quali destinatari sono inclusi nella rispettiva lista.

Le liste di distribuzione sono elenchi di destinatari. Esistono due tipi di liste di distribuzione:

1. alimentate da un'altra fonte di dati 
2. Compilate dagli stessi interessati tramite uno snippet memorizzato sul vostro sito web (modulo di registrazione alla newsletter).

Il seguente è un esempio di liste di distribuzione alimentate da un'altra fonte di dati (LDAP, Active Directory o sistemi CRM):

• Tutti gli studenti del primo semestre
• Tutti gli studenti della Facoltà di Economia e Commercio
• Tutti gli studenti della Facoltà di Ingegneria
• Tutti i dipendenti
• Tutti i docenti
• Tutti i professori e i docenti
• Tutte le persone che hanno il loro ufficio nell'edificio "E".

L'accesso alle liste di distribuzione può essere personalizzato. Ciò significa che non tutti gli utenti possono accedere a tutte le liste di distribuzione. Ad esempio, lo STUV può inviare solo a liste di distribuzione definite.

I destinatari possono disattivare la propria disiscrizione dalle liste di distribuzione. Ciò significa che, ad esempio, gli studenti a cui dovete scrivere e che devono ricevere la vostra e-mail riceveranno sicuramente il vostro messaggio.

Sì, Campus Mails può essere utilizzato anche per inviare allegati di file di grandi dimensioni. Il sistema consente di distribuire allegati di 100 MB o più senza appesantire la propria infrastruttura. Invece di inviare direttamente i file, questi vengono caricati sul server di Campus Mails e i destinatari ricevono automaticamente un link per scaricare gli allegati. Questo riduce significativamente il carico sul vostro server di posta elettronica e facilita l'invio di file di grandi dimensioni a migliaia di destinatari.

Se si utilizza Campus Mails, le e-mail vengono inviate tramite il proprio server di posta. Questo approccio migliora la reputazione del mittente e riduce al minimo il rischio che le e-mail vengano contrassegnate come spam. Inoltre, consente di controllare il carico dell'infrastruttura di posta elettronica regolando il numero di e-mail per intervallo di tempo. Campus Mails si integra quindi perfettamente nell'infrastruttura IT esistente e utilizza le risorse esistenti in modo efficiente.

Sì, con Campus Mails è possibile personalizzare il layout delle e-mail. Il sistema consente di creare modelli personalizzati che corrispondono al design aziendale e possono essere adattati a diverse occasioni o progetti. Questi modelli non solo sono conformi ai CD, ma sono anche minimalisti e facili da usare per ridurre al minimo il tempo che i redattori dedicano alla creazione delle newsletter. In questo modo è possibile garantire che ogni e-mail inviata risponda esattamente alle vostre specifiche di design.

Esistono 4 modi per memorizzare i destinatari in Campus Mails in modo che possano essere contattati tramite e-mail di massa.

1. Collegamento delle fonti di dati
2. Gruppo di distribuzione "Newsletter
3. Caricare un file CSV
4. Copia & Incolla 

Collegando le fonti di dati a Campus Mails, i destinatari vengono regolarmente aggiornati e proposti per la selezione. Di solito vengono collegati sistemi LDAP, Active Directory o CRM e i gruppi di distribuzione vengono creati in Campus Mails in base a criteri definiti.

Campus Mails fornisce gruppi di distribuzione per l'invio di newsletter . Anche questi possono essere selezionati come destinatari.

È anche possibile caricare un file CSV con nomi e indirizzi e-mail. 

Singoli indirizzi e-mail o più indirizzi contemporaneamente possono essere facilmente inseriti in Campus Mails tramite copia & e incolla. Gli indirizzi e-mail vengono controllati direttamente.

A seconda dei gruppi di distribuzione, esistono diversi metodi di aggiornamento.

Con le fonti di dati collegate, come LDAP, Active Directory o sistemi CRM, i destinatari vengono aggiornati regolarmente a orari definiti. Ciò significa che i dati dei destinatari nei rispettivi gruppi di distribuzione sono sempre aggiornati.

Nel gruppo di distribuzione "Newsletter", i destinatari possono iscriversi e cancellarsi da soli. Anche l'elenco dei destinatari della newsletter viene aggiornato automaticamente.

Quando si utilizza Campus Mails come soluzione Software-as-a-Service (SaaS), l'unico requisito è fornire una casella di posta SMTP per la consegna delle e-mail per Campus Mails. Questa deve essere accessibile dall'esterno e non deve essere attivata l'autenticazione a due fattori (2FA). Per una maggiore sicurezza, il firewall deve essere impostato sull'indirizzo IP di Campus Mails.

Per l'uso in sede di Campus Ma ils è necessaria anche una casella di posta SMTP. In alternativa, è possibile impostare il server in modo che l'applicazione possa inviare tramite "localhost". L'ulteriore instradamento della posta elettronica è quindi nelle vostre mani.